Root-Cause Analysis pada Teknik Fishbone dan 5 Whys, merupakan bagian dari keterampilan yang patut dikuasi dalam kegiatan continuous improvement. Dalam dunia bisnis dan industri, seringkali kita menemui masalah yang timbul dan berulang-ulang. Agar tidak terulang lagi, penting bagi kita untuk tidak hanya menangani gejalanya tetapi juga menemukan penyebab dasarnya. Dua teknik yang paling umum digunakan untuk ini adalah Fishbone Diagram (dikenal juga sebagai Ishikawa) dan 5 Whys. Mari kita pelajari lebih lanjut tentang kedua teknik ini.
Keterampilan ROOT CAUSE ANALYSIS dengan Teknik Fishbone dan 5 Whys
Dalam industri FMCG, khususnya di sektor F&B, kecepatan dan efisiensi menjadi kunci keberhasilan. Dalam suasana persaingan yang begitu ketat, perusahaan sering kali dihadapkan pada tantangan dan masalah yang kompleks, seperti penurunan penjualan atau keluhan konsumen tentang kualitas produk. Menghadapi masalah ini, perusahaan bisa saja memilih untuk ‘memperbaiki’ gejala yang muncul. Namun, tindakan tersebut ibarat menyiram tanaman yang layu tanpa tahu bahwa akar tanamannya sedang diserang hama. Solusi semacam itu hanya bersifat sementara dan tidak menjangkau akar permasalahan.
Dalam konteks inilah kemampuan memecahkan masalah (problem-solving) menjadi sangat penting, khususnya dalam pendekatan Continuous Improvement LEAN SIX SIGMA. Pendekatan ini menekankan pentingnya identifikasi dan pemecahan masalah di tingkat akar penyebab (root cause) agar perbaikan yang dilakukan benar-benar efektif dan berkelanjutan. Kemampuan memecahkan masalah memungkinkan tim untuk menganalisis, menginterpretasi, dan memprioritaskan masalah, serta merancang solusi yang paling sesuai dengan situasi yang dihadapi.
Memiliki skill problem-solving yang tajam dalam implementasi LEAN SIX SIGMA tidak hanya membantu perusahaan mengatasi masalah dengan lebih cepat, tetapi juga memastikan bahwa solusi yang diterapkan adalah solusi yang tepat dan berkelanjutan. Hal ini tentunya menjadi investasi jangka panjang bagi perusahaan, karena dengan mengidentifikasi dan mengatasi masalah di tingkat akar penyebab, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan tentunya kepuasan konsumen. Sebagai hasilnya, perusahaan dapat terus tumbuh dan bersaing di industri FMCG yang dinamis ini.
Root-cause Analysis dan Diagram Fishbone (Ishikawa)
Mari kita gambarkan situasi: PT. SejukMinuman, salah satu produsen minuman ringan terkemuka di Indonesia, mendapati bahwa salah satu produk andalannya, SejukSoda, mengalami penurunan penjualan yang signifikan dalam beberapa bulan terakhir. Meskipun promosi telah dilakukan, angka penjualannya tetap tidak meningkat. Manajemen kemudian memutuskan untuk menerapkan Diagram Fishbone guna mengidentifikasi akar masalah dari penurunan penjualan tersebut.
1. Tentukan Masalah Di bagian kepala “ikan”, tuliskan masalah yang dihadapi: “Penjualan SejukSoda turun drastis.”
2. Kategori Penyebab Utama Selanjutnya, buat tulang-tulang besar “ikan” yang mengarah ke masalah, yang mewakili kategori penyebab utama:
- Strategi Pemasaran
- Kualitas Produk
- Distribusi
- Kompetitor dan Tren Pasar
- Faktor Lingkungan
3. Identifikasi Penyebab Spesifik
- Strategi Pemasaran: Adakah perubahan dalam kampanye iklan? Apakah pendekatan promosi kurang menarik bagi target pasar?
- Kualitas Produk:
- Rasa berubah: Misalnya, beberapa bulan lalu, tim produksi mengganti pemasok gula untuk menghemat biaya, yang mungkin mempengaruhi rasa.
- Kemasan bocor: Beberapa laporan dari distributor menyebutkan adanya keluhan kemasan yang bocor.
- Bahan pengawet: Baru-baru ini, sebuah artikel di media sosial menyoroti bahan pengawet yang digunakan dalam SejukSoda, yang mungkin menimbulkan kekhawatiran di kalangan konsumen.
- Distribusi: Apakah ada masalah dalam rantai pasokan? Mungkin ada keterlambatan pengiriman ke toko-toko besar atau masalah stok di gudang distribusi.
- Kompetitor dan Tren Pasar: Mungkin ada produk baru dari pesaing yang menawarkan promosi menarik atau tren minuman sehat sedang naik daun, yang membuat konsumen beralih ke minuman tanpa gula.
- Faktor Lingkungan: Musim hujan yang panjang mungkin mengurangi konsumsi minuman dingin.
Dengan telah teridentifikasinya penyebab-penyebab spesifik ini melalui Diagram Fishbone, PT. SejukMinuman kini dapat memprioritaskan dan merancang strategi perbaikan yang tepat untuk mengatasi penurunan penjualan SejukSoda. Misalnya, dengan melakukan survei kepuasan konsumen, meningkatkan kualitas kontrol kemasan, atau bahkan melakukan inovasi produk untuk menyesuaikan dengan tren pasar.
Melalui pendekatan sistematis ini, perusahaan memiliki panduan yang jelas untuk mengatasi masalah dan memastikan produknya tetap disukai oleh konsumen.
Root-cause Analysis 5 Whys dalam Mengatasi Keluhan Rasa
Saat Anda adalah manajer kualitas di PT. TastefulDelight, produsen makanan ringan ternama. Salah satu produk unggulan Anda, KeripikDelight, mendapat keluhan dari konsumen bahwa rasanya berbeda dari biasanya. Sebagai perusahaan yang selalu mengedepankan kepuasan konsumen, Anda memutuskan untuk menelusuri penyebab perubahan rasa ini dengan metode 5 Whys.
1. Mengapa rasa produk berubah? Jawaban pertama yang Anda temukan setelah berbicara dengan tim produksi adalah bahwa bahan baku yang digunakan kali ini berbeda dari biasanya.
2. Mengapa bahan baku berbeda? Setelah melakukan penelusuran lebih lanjut, Anda menemukan bahwa pemasok utama Anda mengalami kekurangan stok bahan baku kualitas premium yang biasanya disediakan untuk KeripikDelight.
3. Mengapa pemasok utama kekurangan stok? Anda kemudian berkomunikasi dengan pemasok dan menemukan bahwa mereka mengalami kerusakan tanaman signifikan akibat serangan hama.
4. Mengapa terjadi kerusakan oleh hama? Pemasok menjelaskan bahwa meskipun mereka rutin melakukan pengendalian hama, beberapa bulan terakhir metodenya tampaknya kurang efektif dalam menangkal serangan hama tertentu yang lebih agresif.
Dari analisis 5 Whys ini, Anda menarik kesimpulan bahwa masalah utama yang perlu ditangani ada di rantai pasokan, khususnya pada kualitas bahan baku dari pemasok. Sebagai langkah perbaikan, Anda dapat mengadakan pertemuan dengan pemasok untuk membahas solusi jangka pendek dan panjang. Mungkin mempertimbangkan pemasok alternatif atau membantu pemasok Anda dalam mengembangkan metode pengendalian hama yang lebih efektif.
Dengan metode 5 Whys, PT. TastefulDelight tidak hanya menemukan akar masalah dari keluhan konsumen tetapi juga dapat mengambil langkah-langkah strategis untuk mencegah masalah serupa di masa depan. Ini menunjukkan betapa pentingnya metode sederhana ini dalam menjaga kualitas produk dan kepuasan konsumen di industri FMCG F&B.
Dapatkan bimbingan ahli untuk menerapkan LEAN Six Sigma dalam bisnismu dengan PT Mitra Prima Produktivitas dan Coach Wawang yang didukung oleh pembicara dan konsultan senior berlisensi internasional. Ayo, bergabung sekarang!
