Pengantar Total Quality Management

Pengantar Total Quality Management, di sini, Anda akan mengeksplorasi prinsip dan filosofi di balik TQM, suatu pendekatan yang telah membantu perusahaan mencapai kualitas produk dan layanan terbaik. Mari kita mulai perjalanan untuk memahami bagaimana TQM dapat mengubah bisnis Anda!

Awal Total Quality Management mulai dari awal abad 19

Sejarah TQM dapat ditelusuri kembali ke awal abad ke-20, ketika konsep manajemen ilmiah dan kontrol statistik proses diperkenalkan oleh Frederick Winslow Taylor dan Walter A. Shewhart. Namun, pergerakan TQM yang kita kenal saat ini memiliki akar kuat dalam kebangkitan ekonomi Jepang pasca-Perang Dunia II.

Dalam konteks ini, beberapa tokoh penting berkontribusi pada perkembangan TQM sepanjang waktu.

Frederick Winslow Taylor (1856-1915).
Taylor adalah bapak manajemen ilmiah dan penulis buku “The Principles of Scientific Management” pada tahun 1911. Taylor menekankan pentingnya efisiensi dan produktivitas kerja melalui metode ilmiah dan perbaikan proses. Meskipun Taylor tidak secara eksplisit membahas konsep TQM, prinsip-prinsip yang diajarkannya memiliki dampak besar pada perkembangan sistem manajemen kualitas.

Walter A. Shewhart (1891-1967).
Shewhart adalah ahli statistik dan insinyur Amerika yang dikenal sebagai “bapak kontrol kualitas modern”. Shewhart mengembangkan metode kontrol statistik proses pada tahun 1924 dan merupakan salah satu penggagas pertama yang menggunakan alat statistik untuk mengendalikan dan mengoptimalkan proses produksi.

W. Edwards Deming (1900-1993).
Deming adalah ahli statistik Amerika yang berkontribusi signifikan pada perkembangan TQM. Setelah Perang Dunia II, Deming diundang oleh Jepang untuk membantu memulihkan industri mereka. Deming mengajarkan kontrol statistik proses dan mengembangkan “14 Poin Deming” yang menjadi prinsip dasar TQM. Deming juga menekankan pentingnya kerjasama antara manajemen dan pekerja serta melibatkan semua orang dalam proses peningkatan kualitas.

Joseph M. Juran (1904-2008).
Juran adalah insinyur Rumania-Amerika yang dikenal atas konsep “Juran Trilogy” yang terdiri dari perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, dan peningkatan kualitas. Juran juga berkontribusi pada penyebaran TQM di Jepang pasca-Perang Dunia II dan menulis buku “Quality Control Handbook” pada tahun 1951.

---

Punya masalah produktivitas? Budget terbatas? Program kerja yang begitu luas? Yuk, diskusikan dengan kami.
PT Mitra Prima Produktivitas membantu Anda memfasilitasi dengan kustomisasi
dan untuk mencapai hasil maksimal tanpa batasa!

---

Kaoru Ishikawa (1915-1989).
Ishikawa adalah ahli statistik Jepang yang dikenal sebagai pelopor “company-wide quality control” dan penggunaan diagram sebab-akibat (Ishikawa). Ishikawa mempromosikan konsep bahwa peningkatan kualitas adalah tanggung jawab semua orang di perusahaan, bukan hanya departemen kualitas.

Armand V. Feigenbaum (1922-2014).
Feigenbaum adalah insinyur dan pakar manajemen kualitas Amerika yang menciptakan istilah “Total Quality Control” pada tahun 1951. Feigenbaum mempromosikan konsep pengendalian kualitas yang melibatkan semua aspek organisasi, bukan hanya pada tahap produksi.

Deming Sang Profesor Pernah Diabaikan di Amerika dan Eropa

William Edwards Deming, seorang ahli statistik dan konsultan manajemen Amerika, mengalami ketidaknyamanan di Barat pada tahun 1930-1940 karena gagasan manajemen yang diajukannya dalam bidang industri kurang mendapat sambutan. Deming adalah seorang pemikir visioner yang percaya bahwa peningkatan kualitas dan efisiensi sistem produksi akan membawa perubahan signifikan dalam industri. Namun, di masa itu, perusahaan-perusahaan Barat belum siap untuk mengadopsi ide-ide inovatifnya dan lebih fokus pada pertumbuhan jangka pendek.

Berawal dari ketidaknyamanan Deming di Barat karena berbagai menejemen yang diajukannya dalam bidang industri tidak ada tanggapan sejak tahun 1930-1940, maka deming memutuskan untuk pergi ke Jepang.

Rasa frustrasi Deming akhirnya membawanya untuk mencari peluang di Jepang, di mana ia melihat potensi yang lebih besar untuk menerapkan gagasan-gagasannya. Jepang saat itu sedang dalam proses pemulihan pasca-Perang Dunia II, dan negara ini berusaha keras untuk membangun kembali ekonominya. Deming yakin bahwa prinsip-prinsip manajemen yang diajukannya bisa membantu Jepang mencapai pertumbuhan industri yang lebih baik dan berkelanjutan.

Dengan tekad dan kepercayaan pada visi yang dimilikinya, Deming memutuskan untuk pergi ke Jepang pada tahun 1950. Di sana, ia mulai bekerja dengan perusahaan-perusahaan lokal, membagikan pengetahuannya tentang manajemen kualitas dan proses produksi yang efisien. Deming mengajar para eksekutif dan insinyur Jepang tentang metode-metode statistik yang inovatif dan cara-cara untuk meningkatkan kualitas produk sambil mengurangi biaya.

Ketekunan dan komitmennya untuk membantu Jepang membangun kembali ekonominya akhirnya membuahkan hasil, karena perusahaan-perusahaan Jepang mulai meraih sukses besar di pasar global. Dengan adopsi gagasan Deming, mereka berhasil menciptakan produk-produk berkualitas tinggi dengan harga yang lebih rendah dibandingkan pesaing mereka dari negara Barat. Keberhasilan ini membuktikan betapa berharganya kontribusi Deming dalam mengubah industri di Jepang.

Deming dan Juran di Jepang tentang Total Quality Management

1969, para ahli manajemen kualitas seperti W. Edwards Deming dan Joseph M. Juran diundang oleh Jepang untuk membantu memperbaiki industri dan kualitas produk mereka. Deming mengajarkan pentingnya kontrol statistik proses dan Juran menekankan manajemen kualitas di seluruh perusahaan. Pendekatan mereka diterima dengan baik di Jepang, dan industri Jepang berhasil bangkit kembali.

Selama 1970-an dan 1980-an, kesadaran akan pentingnya manajemen kualitas total semakin meningkat di seluruh dunia. Fegenbaum dan Ishikawa memainkan peran penting dalam menggambarkan konsep “total quality” dan “company-wide quality control”. Ini menjadi landasan bagi TQM yang kita kenal sekarang.

Pada akhir 1980-an dan awal 1990-an, TQM menjadi populer di Amerika Serikat dan Eropa sebagai tanggapan terhadap persaingan global yang ketat dan kebutuhan untuk meningkatkan kualitas produk. Organisasi seperti Motorola dan Xerox mulai menerapkan TQM untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi mereka.

TQM juga memiliki pengaruh besar pada pengembangan sistem manajemen kualitas internasional seperti ISO 9000. ISO 9000 menjadi standar yang diterima secara internasional dan sering digunakan sebagai dasar untuk sistem manajemen kualitas di seluruh dunia.

Hingga saat ini, TQM telah berkembang menjadi salah satu pendekatan manajemen yang paling dihormati dan diakui dalam dunia bisnis. Prinsip-prinsip TQM seperti fokus pada pelanggan, komitmen manajemen, peningkatan berkelanjutan, dan melibatkan semua karyawan dalam upaya peningkatan kualitas telah menjadi fondasi bagi banyak perusahaan yang sukses dan inovatif. Sebagai akibatnya, banyak penghargaan dan pengakuan, seperti JIPM Award, telah diciptakan untuk menghargai perusahaan yang berhasil menerapkan TQM secara efektif.

Pendekatan Total Quality Management pada Manajemen Industri

Total Quality Management (TQM) adalah suatu pendekatan manajemen yang berfokus pada peningkatan kualitas produk dan layanan melalui perbaikan berkelanjutan dan penerapan prinsip-prinsip kualitas dalam setiap aspek organisasi. Dr. W. Edwards Deming, seorang ahli statistik dan konsultan manajemen, merupakan salah satu tokoh penting dalam pengembangan TQM.

Berikut ini adalah prinsip dan filosofi yang mendasari Total Quality Management, termasuk 14 prinsip TQM yang diajukan oleh Deming.

1. Fokus pada Kepuasan Pelanggan. TQM menekankan pentingnya memahami kebutuhan dan harapan pelanggan serta berupaya untuk memenuhi atau melampaui harapan tersebut.
2. Keterlibatan Karyawan. TQM mengharuskan keterlibatan dan partisipasi aktif karyawan di semua tingkatan organisasi dalam proses perbaikan kualitas.
3. Proses Berbasis Pendekatan. TQM menganggap proses sebagai dasar untuk mencapai kualitas yang lebih tinggi. Oleh karena itu, perusahaan harus secara sistematis mengidentifikasi, mengukur, dan memperbaiki proses yang ada untuk mencapai hasil yang lebih baik.
4. Perbaikan Berkelanjutan. TQM menekankan pentingnya perbaikan yang konstan dan tak terbatas dalam setiap aspek organisasi.
5. Pengambilan Keputusan Berbasis Data. TQM mendorong penggunaan data dan analisis objektif dalam proses pengambilan keputusan, daripada mengandalkan intuisi atau pendapat subjektif.
6. Komunikasi Terbuka. TQM mengharuskan adanya komunikasi terbuka dan jujur antara manajemen dan karyawan serta antara departemen yang berbeda dalam organisasi.
7. Kerjasama Tim. TQM menekankan pentingnya kerjasama tim dan kolaborasi lintas fungsional dalam mencapai tujuan kualitas yang lebih tinggi.

14 Prinsip TQM oleh Dr. W. Edwards Deming:

1. Buatkan tujuan jangka panjang untuk peningkatan produk dan jasa.
2. Adopsi filosofi baru yang menekankan perbaikan berkelanjutan.
3. Hentikan ketergantungan pada inspeksi massal.
4. Minimalkan biaya dengan bekerja sama dengan pemasok.
5. Peningkatan sistem produksi dan layanan secara terus-menerus.
6. Berikan pelatihan dan pendidikan yang memadai.
7. Berikan kepemimpinan yang efektif.
8. Singkirkan rasa takut dan dorong kepercayaan dan komunikasi terbuka.
9. Optimalkan tim dan bukan individu.
10. Singkirkan slogan dan target yang tidak realistis.
11. Singkirkan sistem penilaian yang menghalangi peningkatan kualitas.
12. Berikan kesempatan bagi karyawan untuk belajar dan tumbuh dalam pekerjaan.
13. Dorong kesadaran kualitas dan perbaikan berkelanjutan dalam organisasi.
14. Ambil tindakan untuk mencapai transformasi.

Penjelasan 14 prinsip Total Quality Management

1. Buatkan tujuan jangka panjang untuk peningkatan produk dan jasa. Perusahaan harus menetapkan visi dan misi yang jelas yang mencakup peningkatan berkelanjutan dalam produk dan layanan yang mereka tawarkan. Contoh: Sebuah pabrik makanan menetapkan tujuan untuk mengurangi jumlah keluhan pelanggan tentang kualitas produk sebesar 10% dalam satu tahun.
2. Adopsi filosofi baru yang menekankan perbaikan berkelanjutan. Perusahaan harus mengadopsi budaya yang mendorong perbaikan berkelanjutan dalam setiap aspek bisnis. Contoh: Manajemen pabrik menerapkan program pelatihan untuk karyawan yang berfokus pada teknik perbaikan berkelanjutan, seperti Kaizen atau Lean Manufacturing.
3. Hentikan ketergantungan pada inspeksi massal. Alihkan fokus dari mengandalkan inspeksi produk akhir menjadi mencegah cacat pada awal proses. Contoh: Pabrik elektronik menerapkan sistem deteksi kesalahan dini dalam lini produksi untuk mengurangi jumlah produk cacat yang diproduksi.
4. Minimalkan biaya dengan bekerja sama dengan pemasok. Kembangkan hubungan kerja sama dengan pemasok untuk meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya. Contoh: Sebuah perusahaan otomotif bekerja sama dengan pemasok komponen untuk mengurangi jumlah komponen cacat yang diterima dan mengurangi waktu tunggu pengiriman.
5. Peningkatan sistem produksi dan layanan secara terus-menerus. Analisis dan perbaiki sistem produksi dan layanan secara berkala untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan. Contoh: Sebuah restoran mengidentifikasi titik lemah dalam proses pemesanan dan mengimplementasikan sistem pemesanan baru yang lebih efisien.
6. Berikan pelatihan dan pendidikan yang memadai. Investasi dalam pengembangan karyawan melalui pelatihan dan pendidikan yang berfokus pada peningkatan kualitas. Contoh: Perusahaan IT menyediakan pelatihan dalam teknik pemrograman yang efisien dan proses pengujian perangkat lunak untuk mengurangi jumlah bug dalam produk yang dirilis.
7. Berikan kepemimpinan yang efektif. Manajemen harus menjadi contoh dalam menerapkan prinsip TQM dan mendorong karyawan untuk berpartisipasi dalam proses perbaikan. Contoh: Seorang manajer pabrik secara aktif terlibat dalam diskusi dengan karyawan tentang cara meningkatkan proses produksi dan mengakui kontribusi mereka.
8. Singkirkan rasa takut dan dorong kepercayaan dan komunikasi terbuka. Budaya yang mendukung dan terbuka mendorong karyawan untuk berbicara tentang masalah dan ide-ide perbaikan tanpa takut akan hukuman. Contoh: Perusahaan teknologi mengadakan pertemuan bulanan di mana karyawan dapat mengajukan saran untuk peningkatan produk atau proses tanpa rasa takut akan kritik. Optimalkan tim dan bukan individu. Fokus pada kerja sama tim dan kolaborasi lintas fungsional untuk mencapai tujuan kualitas yang lebih tinggi.
9. Contoh: Sebuah perusahaan manufaktur membentuk tim lintas fungsional yang terdiri dari karyawan dari departemen produksi, desain, dan pemasaran untuk mengatasi masalah kualitas produk dan merumuskan solusi bersama.
10. Singkirkan slogan dan target yang tidak realistis. Hindari penggunaan slogan kosong atau target yang tidak realistis yang dapat mengurangi motivasi karyawan. Contoh: Sebuah perusahaan menghapus target produksi yang tidak realistis dan menggantinya dengan target yang lebih terukur dan dapat dicapai, seperti mengurangi jumlah produk cacat sebesar 5%.
11. Singkirkan sistem penilaian yang menghalangi peningkatan kualitas. Sistem penilaian karyawan harus mencerminkan kontribusi mereka terhadap peningkatan kualitas dan bukan hanya hasil individu. Contoh: Sebuah perusahaan mengubah sistem penilaian karyawan untuk mencakup metrik yang berkaitan dengan kualitas produk dan kerjasama tim, bukan hanya produktivitas individu.
12. Berikan kesempatan bagi karyawan untuk belajar dan tumbuh dalam pekerjaan. Mendorong pengembangan keterampilan dan pengetahuan karyawan dengan menyediakan peluang belajar dan pengembangan karier. Contoh: Sebuah perusahaan farmasi menyediakan pelatihan dalam teknologi baru dan prosedur pengujian mutakhir untuk membantu karyawan meningkatkan kualitas produk yang mereka uji.
13. Dorong kesadaran kualitas dan perbaikan berkelanjutan dalam organisasi. Karyawan harus menyadari pentingnya kualitas dan berupaya untuk meningkatkan kualitas dalam pekerjaan mereka setiap hari. Contoh: Sebuah perusahaan logistik mengadakan acara bulanan di mana karyawan berbagi ide dan inisiatif peningkatan kualitas yang telah mereka terapkan dalam pekerjaan mereka.
14. Ambil tindakan untuk mencapai transformasi. Manajemen harus berkomitmen untuk mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai transformasi TQM. Contoh: Pemimpin perusahaan mengadopsi langkah-langkah seperti mengubah struktur organisasi, mengalokasikan sumber daya, dan memberikan dukungan yang diperlukan untuk mencapai tujuan TQM.

TQM dan Evolusi Six Sigma

Total Quality Management (TQM) dan Six Sigma adalah dua metodologi yang telah membantu perusahaan mencapai peningkatan kualitas produk dan efisiensi operasional. Meskipun keduanya memiliki tujuan yang sama, TQM dan Six Sigma berkembang secara terpisah dan memiliki pendekatan yang berbeda dalam mencapai tujuan tersebut.

Evolusi TQM dimulai pada 1930-an ketika Dr. Walter Shewhart mengenalkan konsep kontrol kualitas statistik. Kemudian, W. Edwards Deming mengembangkan gagasan tersebut lebih lanjut dan mempopulerkan prinsip-prinsip manajemen kualitas di Jepang pada 1950-an. Di Jepang, Kaoru Ishikawa memperkenalkan diagram sebab-akibat (Fishbone) dan konsep kontrol kualitas perusahaan. TQM kemudian berkembang menjadi sistem manajemen yang melibatkan semua aspek perusahaan, mulai dari desain produk hingga pelayanan pelanggan, dengan tujuan mencapai kepuasan pelanggan yang optimal.

Pada 1980-an, TQM mulai diterapkan di Amerika Serikat dan Eropa. Pada waktu yang sama, Motorola, sebuah perusahaan Amerika, menghadapi persaingan ketat dari perusahaan-perusahaan Jepang yang menghasilkan produk elektronik dengan kualitas lebih tinggi. Untuk mengatasi masalah ini, Motorola mengembangkan metodologi Six Sigma pada tahun 1986 di bawah kepemimpinan Bill Smith dan Bob Galvin. Six Sigma adalah pendekatan yang lebih terstruktur dan statistik untuk mengurangi variasi dalam proses produksi dan meningkatkan kualitas produk.

TQM telah memberikan pengaruh signifikan terhadap pengembangan Six Sigma. Sebagai contoh, prinsip-prinsip TQM seperti fokus pada kepuasan pelanggan, perbaikan berkelanjutan, dan keterlibatan karyawan menjadi pondasi dalam metodologi Six Sigma. Namun, Six Sigma lebih spesifik dalam mengukur, menganalisis, dan mengendalikan variasi dalam proses produksi dengan menggunakan teknik statistik dan alat-alat kualitas.

Dalam beberapa tahun setelah pengembangan Six Sigma, Motorola melihat peningkatan kualitas yang signifikan dan penghematan biaya. Keberhasilan ini kemudian menarik perhatian perusahaan-perusahaan besar lainnya, seperti General Electric, yang mulai menerapkan Six Sigma pada 1990-an.

Dalam beberapa dekade terakhir, TQM dan Six Sigma telah berkembang dan sering kali digabungkan dalam strategi perbaikan kualitas perusahaan. Kedua metodologi ini telah membantu perusahaan di seluruh dunia mencapai peningkatan kualitas produk, efisiensi operasional, dan kepuasan pelanggan.

Dan Anda bisa terus belajar bersama dengan kami di Jago Kaizen dan Coach Wang.

Ingin mempelajari secara langsung dan privat dari Senior Konsultan TOTAL QUALITY MANAGEMENT dan QUALITY IMPROVEMENT SYSTEM?
Anda ingin mengundang trainer atau consulting provider?
PT Mitra Prima Produktivitas adalah provider coaching, mentoring, training, dan consulting ternama di Indonesia untuk kinerja Produktivitas dan peningkatan Profitabilitas.