Lean Warehousing Management System

Lean Warehousing Management System (LWMS) merupakan solusi yang menawarkan peningkatan efisiensi dan penghematan biaya. Artikel ini akan membahas langkah-langkah dan rekomendasi untuk menerapkan LWMS secara efektif dalam operasi gudang Anda. Dan dalam dunia bisnis yang kompetitif, efisiensi pengelolaan gudang menjadi salah satu kunci keberhasilan

Revolusi Gudang Anda dengan Lean Warehousing Management System untuk Efisiensi dan Pengurangan Biaya

Di era yang semakin kompetitif ini, perusahaan-perusahaan dituntut untuk terus meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional. Salah satu aspek penting yang sering diabaikan dalam peningkatan efisiensi perusahaan adalah pengelolaan gudang. Mengelola gudang dengan baik bukan hanya soal mengatur barang-barang, tetapi juga menyangkut pengurangan biaya, manajemen inventaris, eliminasi stok mati, pengambilan barang (picking), penanganan material, penggunaan ruang, manajemen rak, dan biaya operasional. Untuk itu, diperlukan suatu sistem yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola gudang dengan lebih efisien dan efektif, yaitu Lean Warehousing Management System (LWMS).

Apa itu Lean Warehousing Management System (LWMS)?

LWMS adalah suatu sistem yang didesain khusus untuk mengoptimalkan operasi gudang dengan menerapkan prinsip-prinsip lean management. Prinsip utama lean management adalah menghilangkan pemborosan (waste) dan meningkatkan nilai tambah pada setiap proses bisnis. Dengan menerapkan LWMS, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional, mengeliminasi stok mati, meningkatkan efisiensi pengambilan barang, penanganan material, dan manajemen rak, serta mengoptimalkan penggunaan ruang.

Bagaimana LWMS Dapat Meningkatkan Efisiensi Operasi Gudang?

Pengurangan Biaya Operasional

LWMS membantu perusahaan dalam mengurangi biaya operasional melalui beberapa cara, seperti:

• Mengurangi waktu tunggu dan penanganan material dengan mengoptimalkan alur kerja dan sistem penempatan barang.
• Meningkatkan efisiensi pengambilan barang dengan merancang sistem picking yang efisien, seperti metode zone picking atau batch picking.
• Mengurangi biaya perawatan dengan mengoptimalkan perawatan peralatan dan fasilitas gudang.
• Mengurangi biaya tenaga kerja dengan mengurangi jumlah pekerja yang diperlukan dan meningkatkan produktivitas pekerja.

Manajemen Inventaris

Salah satu aspek penting dalam pengelolaan gudang adalah manajemen inventaris. Dengan LWMS, perusahaan dapat mengelola inventaris dengan lebih efisien melalui:

• Menggunakan sistem informasi yang terintegrasi untuk melacak pergerakan barang dan menghindari kehilangan inventaris.
• Menerapkan metode pengendalian persediaan yang efisien, seperti metode just-in-time (JIT) atau economic order quantity (EOQ).
• Mengurangi jumlah stok yang harus disimpan dengan mengevaluasi kinerja pemasok dan meningkatkan koordinasi antara pemasok dan perusahaan.

Eliminasi Stok Mati

Stok mati adalah barang yang tidak bergerak atau tidak terjual dalam jangka waktu yang lama. Dengan menerapkan LWMS, perusahaan dapat mengeliminasi stok mati dengan cara:

---

“Dapatkan program training dan consulting terbaik untuk meningkatkan kinerja rantai pasokmu bersama PT Mitra Prima Produktivitas, konsultan LEAN Supply Chain Management ternama di Indonesia dengan fasilitor
dan trainer berlisensi Internasional!”

---

• Mengidentifikasi penyebab stok matai mati, seperti permintaan yang menurun, perubahan tren, atau masalah kualitas.
• Melakukan analisis ABC untuk mengelompokkan barang-barang berdasarkan tingkat perputaran inventaris dan memprioritaskan pengelolaan stok sesuai dengan kategorinya.
• Mengadakan diskon atau promosi untuk menjual barang yang berpotensi menjadi stok mati.
• Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara departemen penjualan, pemasaran, dan gudang untuk menghindari akumulasi stok mati.

Picking dan Penanganan Material

Efisiensi dalam proses picking dan penanganan material sangat penting dalam pengelolaan gudang. Dengan LWMS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi proses ini melalui:

• Merancang sistem picking yang efisien, seperti metode zone picking, wave picking, atau batch picking, yang memungkinkan pekerja mengambil barang dengan lebih cepat dan akurat.
• Menggunakan teknologi seperti barcode scanner, voice picking, atau robotika untuk mempercepat proses picking dan mengurangi kesalahan.
• Melatih pekerja dalam teknik penanganan material yang benar dan ergonomis, sehingga mengurangi risiko cedera dan meningkatkan produktivitas.

Optimalisasi Ruang dan Manajemen Rak

LWMS membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan ruang dan manajemen rak dalam gudang dengan cara:

• Menerapkan teknik slotting yang efisien, yaitu menempatkan barang sesuai dengan frekuensi pengambilan dan tingkat perputaran inventaris.
• Menggunakan peralatan dan rak penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan, seperti rak palet, rak cantilever, atau rak drive-in.
• Melakukan evaluasi berkala terhadap layout gudang dan merancang ulang jika diperlukan untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan bisnis dan pertumbuhan perusahaan.

Pengurangan Biaya Operasional

Dalam mengelola gudang, biaya operasional menjadi salah satu faktor yang perlu diperhatikan. Dengan menerapkan LWMS, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional dengan cara:

• Mengurangi biaya energi dengan mengoptimalkan pencahayaan, ventilasi, dan sistem pendingin gudang.
• Mengurangi biaya asuransi dengan meningkatkan keamanan gudang dan mengurangi risiko kecelakaan kerja.
• Mengurangi biaya transportasi dengan mengoptimalkan pengiriman barang dan memanfaatkan sistem transportasi yang efisien.

Tindakan Implementasi yang Dapat Dilakukan?

Untuk mengimplementasikan Lean Warehousing Management System dalam operasional gudang, perusahaan dapat melakukan beberapa langkah berikut:

• Lakukan audit gudang untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan mengukur kinerja gudang saat ini.
• Kembangkan rencana implementasi LWMS yang mencakup perubahan pada sistem informasi, proses kerja, peralatan, dan pelatihan pekerja.
• Lakukan pelatihan kepada pekerja tentang prinsip-prinsip lean management dan teknik-teknik yang akan diterapkan dalam LWMS.
• Terapkan sistem pemantauan dan evaluasi untuk mengukur efektivitas implementasi LWMS dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan lebih lanjut.

Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Dalam menerapkan Lean Warehousing Management System, peran sumber daya manusia menjadi sangat penting. Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan pengelolaan sumber daya manusia dalam gudang dengan cara:

• Melakukan rekrutmen dan seleksi pekerja yang memiliki kompetensi dan keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan gudang.
• Menyediakan pelatihan dan pengembangan yang berkelanjutan bagi pekerja, baik dalam hal teknis maupun soft skills, untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja mereka.
• Menerapkan sistem insentif dan reward yang adil dan transparan, sehingga pekerja merasa dihargai dan termotivasi untuk bekerja lebih baik.
• Membangun budaya kerja yang positif dan kondusif, yang mendukung prinsip-prinsip lean management dan meningkatkan keterlibatan pekerja dalam proses pengambilan keputusan.

Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Penerapan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) sangat mendukung implementasi Lean Warehousing Management System. Beberapa contoh penerapan TIK dalam pengelolaan gudang adalah:

• Sistem informasi gudang (WMS) yang terintegrasi dengan sistem perusahaan lainnya, seperti sistem ERP, SCM, dan CRM. Dengan integrasi ini, perusahaan dapat melacak pergerakan barang, mengendalikan persediaan, dan merencanakan kebutuhan logistik secara lebih akurat dan efisien.
• Penggunaan teknologi otomasi, seperti robotika, AGV (Automated Guided Vehicle), dan AS/RS (Automated Storage and Retrieval System), yang dapat mengurangi waktu penanganan material, meningkatkan akurasi picking, dan mengurangi kesalahan.
• Penerapan teknologi Internet of Things (IoT) dalam gudang, seperti penggunaan sensor, RFID, dan sistem pemantauan real-time, yang memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data, menganalisis kinerja, dan mengoptimalkan proses gudang secara lebih efisien.

Pengelolaan Lingkungan Gudang

Selain efisiensi operasional dan pengurangan biaya, perusahaan juga perlu memperhatikan pengelolaan lingkungan gudang dalam menerapkan Lean Warehousing Management System. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan lingkungan gudang adalah:

• Menerapkan prinsip 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke) untuk menjaga kebersihan, ketertiban, dan keamanan gudang.
• Mengurangi dampak lingkungan dari operasional gudang, seperti mengurangi emisi gas rumah kaca, mengelola limbah, dan menggunakan bahan ramah lingkungan dalam proses penanganan material.
• Melakukan audit energi untuk mengidentifikasi peluang penghematan energi dalam gudang, seperti penggunaan lampu LED, sistem pendingin efisien, dan peralatan hemat energi.

Keterlibatan Pemasok dan Pelanggan

Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas maksimal dalam pengelolaan gudang, perlu adanya keterlibatan dan koordinasi yang baik antara perusahaan, pemasok, dan pelanggan. Beberapa cara untuk meningkatkan keterlibatan pemasok dan pelanggan dalam implementasi Lean Warehousing Management System adalah:

• Membangun hubungan kerja sama yang baik dengan pemasok, dengan cara melakukan evaluasi kinerja pemasok secara berkala, memberikan umpan balik, dan berbagi informasi tentang kebutuhan dan rencana bisnis perusahaan.
• Melakukan kolaborasi dengan pemasok dalam pengembangan produk, perencanaan persediaan, dan pengelolaan logistik, sehingga dapat mengurangi lead time, meningkatkan kualitas barang, dan mengoptimalkan pengiriman.
• Menggandeng pelanggan dalam proses desain dan pengembangan produk, sehingga dapat memahami kebutuhan dan preferensi mereka, serta menghasilkan produk yang lebih sesuai dengan pasar.
• Menerapkan sistem informasi yang terintegrasi dengan pelanggan, sehingga dapat memberikan informasi yang akurat dan real-time tentang ketersediaan stok, status pengiriman, dan perkembangan pesanan.

---

“Dapatkan bimbingan ahli dalam meningkatkan kinerja rantai pasokmu dengan PT Mitra Prima Produktivitas, konsultan LEAN Supply Chain Management ternama di Indonesia dengan fasilitor dan trainer berlisensi Internasional,
dan raih kesuksesanmu sebagai pelaku bisnis yang handal!”

---

Evaluasi dan Penyempurnaan Proses

Dalam menerapkan Lean Warehousing Management System, perusahaan perlu melakukan evaluasi dan penyempurnaan proses secara berkala untuk memastikan bahwa sistem tersebut tetap efektif dan relevan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam evaluasi dan penyempurnaan proses adalah:

• Melakukan audit gudang secara rutin untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan mengukur efektivitas implementasi LWMS.
• Mengumpulkan data dan melakukan analisis kinerja gudang, seperti tingkat perputaran inventaris, waktu penanganan material, dan biaya operasional, untuk mengidentifikasi peluang perbaikan dan penghematan biaya.
• Menerapkan sistem perbaikan berkelanjutan (kaizen), yang melibatkan seluruh pekerja dalam proses identifikasi masalah, analisis penyebab, dan implementasi solusi yang efektif dan efisien.
• Membangun budaya evaluasi dan pembelajaran dalam perusahaan, yang mendorong pekerja untuk terus mencari cara-cara baru untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya dalam pengelolaan gudang.

Cost Reduction program pada operasi Warehouse

Menghitung biaya operasi gudang melibatkan beberapa komponen biaya yang perlu diperhitungkan. Berikut ini contoh komponen biaya yang umumnya ditemukan dalam operasi gudang:

• Biaya operasi: mencakup biaya tenaga kerja, utilitas (listrik, air, gas), dan perawatan peralatan.
• Biaya lift on lift off: biaya yang dikeluarkan untuk pengangkatan dan penurunan barang menggunakan alat bantu seperti forklift atau crane.
• Biaya penyimpanan per meter persegi: biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan barang di gudang, biasanya dihitung berdasarkan luas area penyimpanan yang digunakan.
• Biaya sewa gudang: biaya yang dikeluarkan untuk menyewa ruang gudang, baik dalam bentuk sewa bulanan, tahunan, atau berdasarkan kontrak tertentu.

Contoh ilustrasi perhitungan biaya operasi gudang

Misalkan sebuah perusahaan memiliki gudang dengan luas 1000 m² dan sewa gudang Rp 50.000 per m² per tahun. Biaya operasi gudang meliputi:

• Biaya sewa gudang: 1000 m² x Rp 50.000 = Rp 50.000.000 per tahun
• Biaya tenaga kerja: 10 pekerja x Rp 4.000.000 (gaji per bulan) x 12 bulan = Rp 480.000.000 per tahun
• Biaya utilitas: Rp 2.000.000 per bulan x 12 bulan = Rp 24.000.000 per tahun
• Biaya perawatan peralatan: Rp 1.000.000 per bulan x 12 bulan = Rp 12.000.000 per tahun
• Biaya lift on lift off: 500 kali pengangkatan x Rp 50.000 per pengangkatan = Rp 25.000.000 per tahun
• Biaya penyimpanan per meter persegi: 1000 m² x Rp 20.000 = Rp 20.000.000 per tahun
• Total biaya operasi gudang = Rp 50.000.000 + Rp 480.000.000 + Rp 24.000.000 + Rp 12.000.000 + Rp 25.000.000 + Rp 20.000.000 = Rp 611.000.000 per tahun

Rekomendasi teknik PDCA (Plan-Do-Check-Act) untuk cost reduction

Plan:

• Merencanakan pengurangan biaya tenaga kerja dengan meningkatkan efisiensi pekerja melalui pelatihan dan pembagian tugas yang lebih efektif.
• Merencanakan pengurangan biaya utilitas dengan mengganti peralatan yang boros energi dengan yang lebih hemat energi, seperti lampu LED dan sistem pendingin efisien.

Do:

• Melakukan pelatihan dan pembagian tugas yang lebih efektif bagi pekerja gudang.
• Mengganti peralatan yang boros energi dengan yang lebih hemat energi.

Check:

• Mengevaluasi hasil dari pelatihan dan pembagian tugas yang telah dilakukan, serta mengukur penghematan biaya tenaga kerja yang dicapai.
• Mengevaluasi penghematan energi yang dicapai setelah mengganti peralatan yang boros energi dengan yang lebih hemat energi, serta menghitung penghematan biaya utilitas yang diperoleh.

---

“Raih kesuksesanmu sebagai pelaku bisnis yang handal dengan bantuan PT Mitra Prima Produktivitas, konsultan LEAN Supply Chain Management ternama di Indonesia dengan fasilitor dan trainer berlisensi Internasional,
dan optimalisasi kinerja rantai pasokmu!”

---

Act:

• Jika hasil pelatihan dan pembagian tugas pekerja berhasil mengurangi biaya tenaga kerja, maka perusahaan dapat menerapkan metode tersebut secara lebih luas dan berkelanjutan.
• Jika penggantian peralatan berhasil mengurangi biaya utilitas, perusahaan dapat mencari lebih banyak peluang penghematan energi di gudang.

Contoh hasil perhitungan setelah cost reduction:

Misalkan, setelah melakukan pelatihan dan pembagian tugas yang lebih efektif, perusahaan berhasil mengurangi biaya tenaga kerja sebesar 10%. Selain itu, setelah mengganti peralatan yang boros energi, perusahaan berhasil mengurangi biaya utilitas sebesar 20%.

• Biaya tenaga kerja setelah cost reduction: Rp 480.000.000 – (0,1 x Rp 480.000.000) = Rp 432.000.000 per tahun
• Biaya utilitas setelah cost reduction: Rp 24.000.000 – (0,2 x Rp 24.000.000) = Rp 19.200.000 per tahun
• Total biaya operasi gudang setelah cost reduction = Rp 50.000.000 + Rp 432.000.000 + Rp 19.200.000 + Rp 12.000.000 + Rp 25.000.000 + Rp 20.000.000 = Rp 558.200.000 per tahun

Dengan menggunakan teknik PDCA, perusahaan berhasil mengurangi biaya operasi gudang sebesar Rp 611.000.000 – Rp 558.200.000 = Rp 52.800.000 per tahun. Melalui pendekatan ini, perusahaan dapat terus menerus melakukan evaluasi dan perbaikan untuk mencapai efisiensi biaya yang optimal dalam pengelolaan gudang.

Lean Warehousing Management System Merupakan Suatu Pendekatan Efektif

Jadi, Lean Warehousing Management System merupakan suatu pendekatan yang sangat efektif dan efisien dalam mengelola gudang, dengan fokus pada pengurangan biaya, peningkatan efisiensi operasional, dan peningkatan nilai tambah bagi perusahaan. Dengan menerapkan prinsip-prinsip lean management, perusahaan dapat mencapai tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi dalam pengelolaan gudang, sehingga mampu bersaing di pasar yang semakin kompetitif dan dinamis.

Namun, implementasi Lean Warehousing Management System bukanlah suatu hal yang mudah dan memerlukan komitmen, dukungan, dan kerja sama dari seluruh elemen perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki visi, misi, dan strategi yang jelas dalam menerapkan sistem ini, serta melakukan evaluasi dan penyempurnaan secara berkala untuk memastikan bahwa sistem tersebut tetap efektif dan relevan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Dalam rangka merealisasikan implementasi LWMS yang sukses, perusahaan perlu memperhatikan berbagai aspek, mulai dari pengelolaan persediaan, penanganan material, hingga pengelolaan sumber daya manusia dan lingkungan gudang. Selain itu, penerapan teknologi informasi dan komunikasi yang canggih, serta keterlibatan pemasok dan pelanggan, juga menjadi faktor kunci dalam mencapai efisiensi dan efektivitas maksimal dalam pengelolaan gudang.

Selain itu, perusahaan juga perlu berinvestasi dalam teknologi dan peralatan yang mendukung implementasi LWMS, seperti sistem informasi terintegrasi, peralatan penanganan material yang efisien, dan perangkat lunak manajemen gudang yang memungkinkan analisis data dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan menggabungkan prinsip-prinsip lean management dengan teknologi yang tepat, perusahaan akan mampu mencapai tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi dalam pengelolaan gudang.

Terakhir, jangan lupa untuk selalu melakukan evaluasi dan penyesuaian terhadap implementasi LWMS. Seperti halnya sistem manajemen lainnya, LWMS perlu dikembangkan dan disesuaikan dengan perubahan kebutuhan bisnis dan pertumbuhan perusahaan. Dengan terus beradaptasi dan berinovasi, perusahaan akan mampu menjaga keunggulan kompetitifnya dan mencapai kesuksesan jangka panjang.

Dan Anda bisa terus belajar bersama dengan kami di Jago Kaizen dan Coach Wang.