Lean Sourcing dan Procurement

Lean Sourcing dan Procurement merupakan cara meningkatkan hubungan dengan pemasok dan mengurangi biaya seiring dengan perkembangan dunia bisnis yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut untuk terus meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya dalam berbagai aspek operasional.

Penerapan Lean Sourcing dan Procurement

Salah satu cara yang efektif untuk mencapai tujuan ini adalah melalui penerapan konsep Lean pada sourcing dan procurement. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara meningkatkan hubungan dengan pemasok dan mengurangi biaya melalui pendekatan Lean dalam sourcing dan procurement.

1. Identifikasi dan Eliminasi Pemborosan. Langkah pertama dalam penerapan Lean sourcing dan procurement adalah mengidentifikasi dan mengeliminasi pemborosan dalam proses pengadaan. Pemborosan dapat berupa waktu, sumber daya, atau uang yang tidak efisien. Untuk mengidentifikasi pemborosan, perusahaan perlu menganalisis proses pengadaan secara menyeluruh dan mengevaluasi area yang memerlukan perbaikan.
2. Kemitraan Strategis dengan Pemasok. Membangun kemitraan strategis dengan pemasok adalah salah satu cara untuk mengoptimalkan proses sourcing dan procurement. Dalam kemitraan ini, perusahaan dan pemasok bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, seperti mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan mempercepat waktu pengiriman. Kemitraan strategis juga menciptakan saling ketergantungan yang menguntungkan antara perusahaan dan pemasok, sehingga menghasilkan hubungan jangka panjang yang lebih kuat.
3. Evaluasi dan Seleksi Pemasok secara Objektif. Untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi, perusahaan perlu mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kriteria objektif. Kriteria ini dapat mencakup harga, kualitas, kapasitas, dan waktu pengiriman. Dengan mengevaluasi pemasok secara objektif, perusahaan dapat mengurangi risiko terkait dengan pemasok yang tidak dapat memenuhi standar atau harapan.
4. Negosiasi Harga dan Kondisi yang Lebih Baik. Menerapkan Lean sourcing dan procurement juga melibatkan negosiasi harga dan kondisi yang lebih baik dengan pemasok. Dalam proses negosiasi, perusahaan harus mencari penawaran yang menguntungkan kedua belah pihak dan menciptakan nilai bersama. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan berbagi informasi tentang biaya dan margin serta mencari cara untuk mengurangi biaya secara bersama-sama.
5. Manajemen Kinerja Pemasok. Manajemen kinerja pemasok adalah aspek penting dalam Lean sourcing dan procurement. Perusahaan harus secara teratur mengevaluasi kinerja pemasok, termasuk kualitas produk, keandalan pengiriman, dan kemampuan untuk memenuhi persyaratan perusahaan. Dengan melakukan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan bekerja dengan pemasok untuk mencapai target kinerja yang diinginkan.

Dengan menerapkan pendekatan Lean Sourcing dan Procurement, perusahaan dapat meningkatkan hubungandengan pemasok dan mengurangi biaya dalam proses pengadaan. Selain itu, perusahaan juga dapat memastikan bahwa mereka bekerja dengan pemasok yang dapat diandalkan dan efisien, sehingga meningkatkan kualitas produk dan layanan yang diberikan kepada pelanggan. Dalam jangka panjang, penerapan Lean sourcing dan procurement akan membantu perusahaan mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan dan keunggulan kompetitif di pasar yang semakin dinamis dan kompetitif. Teruslah mencari cara-cara baru untuk mengoptimalkan proses pengadaan Anda dan menjalin hubungan yang kuat dengan pemasok, karena ini adalah kunci sukses dalam bisnis yang berfokus pada efisiensi dan peningkatan kinerja.

Identifikasi dan Eliminasi Pemborosan

Pemborosan dalam proses pengadaan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, seperti pembelian berlebihan, penundaan dalam pengiriman, atau kualitas yang buruk dari pemasok. Untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, perusahaan harus mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Audit Proses Pengadaan. Pertama, lakukan audit menyeluruh pada proses pengadaan saat ini untuk menemukan area di mana pemborosan mungkin terjadi. Ini dapat mencakup pemeriksaan sistem pembelian, negosiasi dengan pemasok, dan pengelolaan kontrak.
2. Identifikasi Pemborosan. Setelah proses audit selesai, identifikasi area-area pemborosan yang telah ditemukan. Contoh pemborosan yang mungkin ditemui meliputi pembelian barang yang tidak diperlukan, pesanan yang terlambat, dan pembelian dengan harga yang terlalu tinggi.
3. Analisis Penyebab Akar. Dalam tahap ini, perusahaan harus menganalisis penyebab akar dari pemborosan yang ditemukan. Misalnya, jika pembelian berlebihan terjadi, analisis apakah sistem peramalan permintaan yang tidak akurat atau kebijakan persediaan yang tidak tepat yang menjadi penyebabnya.
4. Implementasi Perbaikan. Setelah penyebab akar pemborosan diidentifikasi, perusahaan harus mengimplementasikan perbaikan yang sesuai untuk mengurangi atau menghilangkan pemborosan. Misalnya, jika sistem peramalan permintaan yang tidak akurat menjadi masalah, perusahaan dapat mengadopsi metode peramalan yang lebih canggih atau memperbaiki sistem manajemen persediaan.
5. Pengukuran dan Evaluasi. Terakhir, perusahaan harus mengukur dan mengevaluasi efektivitas perbaikan yang telah diimplementasikan. Ini dapat mencakup pengukuran penghematan biaya yang dicapai, peningkatan efisiensi proses, dan peningkatan kualitas produk yang diperoleh dari pemasok.

---

“Tingkatkan kualitas kinerja rantai pasokmu bersama PT Mitra Prima Produktivitas, konsultan LEAN Supply Chain Management ternama di Indonesia dengan fasilitor dan trainer berlisensi Internasional,
dan dapatkan solusi terbaik untuk meningkatkan profitabilitas bisnismu!”

---

Contoh:

Misalkan suatu perusahaan menghabiskan $500.000 per tahun untuk membeli komponen elektronik dari pemasok. Setelah melakukan audit, perusahaan menemukan bahwa 10% dari pembelian tersebut tidak diperlukan karena sistem peramalan permintaan yang tidak akurat. Dengan mengidentifikasi pemborosan ini, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran sebesar $50.000 per tahun (10% dari $500.000). Selanjutnya, perusahaan dapat mengimplementasikan sistem peramalan yang lebih canggih dan kebijakan persediaan yang lebih tepat untuk mengurangi pembelian berlebihan dan menghemat biaya secara signifikan.

Kemitraan Strategis dengan Pemasok

Kemitraan strategis dengan pemasok adalah pendekatan yang melibatkan kerjasama erat antara perusahaan dan pemasoknya untuk mencapai tujuan bersama. Melalui kemitraan ini, perusahaan dapat meningkatkan kinerja rantai pasokan dan mengurangi biaya secara keseluruhan. Ini merupakan kekuatan ketika perusahaan menerapkan Lean Sourcing dan Procurement. Berikut ini beberapa langkah untuk membentuk dan mempertahankan kemitraan strategis dengan pemasok:

1. Seleksi Pemasok yang Tepat. Identifikasi pemasok yang memiliki kapabilitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan berpotensi menjadi mitra strategis. Pertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas produk, kapasitas produksi, keandalan pengiriman, dan reputasi di industri.
2. Keterlibatan Pemasok. Ajak pemasok dalam perencanaan dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan produk dan proses. Dengan melibatkan pemasok sejak dini, perusahaan dapat memastikan bahwa pemasok memahami kebutuhan dan tujuan bisnis mereka.
3. Berbagi Informasi. Berbagi informasi secara terbuka dan transparan dengan pemasok, seperti peramalan permintaan, rencana produksi, dan persyaratan kualitas. Hal ini akan memungkinkan pemasok untuk merencanakan dan mengelola sumber daya mereka dengan lebih baik, sehingga meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
4. Pengembangan Bersama. Kerjasama dengan pemasok dalam pengembangan produk atau proses baru. Misalnya, perusahaan dapat bekerja dengan pemasok untuk mengembangkan komponen dengan biaya lebih rendah atau mengurangi waktu siklus produksi.
5. Evaluasi dan Pengakuan Kinerja. Evaluasi kinerja pemasok secara berkala dan berikan umpan balik yang konstruktif. Selain itu, berikan pengakuan atas pencapaian pemasok dalam bentuk penghargaan atau insentif.

Contoh:
Perusahaan kosmetik XYZ ingin mengurangi biaya produksi dan meningkatkan kualitas produk mereka. Mereka memutuskan untuk membentuk kemitraan strategis dengan pemasok bahan baku A. Kedua perusahaan bekerja sama untuk mengembangkan formula baru yang lebih efisien dan biaya produksinya lebih rendah. Sebagai hasilnya, perusahaan XYZ berhasil mengurangi biaya produksi sebesar 15%, atau $75.000 per tahun, dan meningkatkan kualitas produk mereka.

Selain itu, perusahaan XYZ dan pemasok A berbagi informasi mengenai peramalan permintaan, yang memungkinkan pemasok A untuk meningkatkan efisiensi dalam proses produksi mereka. Pemasok A kemudian mengurangi waktu siklus produksi sebesar 10%, menghasilkan penghematan biaya tambahan bagi perusahaan XYZ. Kemitraan strategis ini juga memungkinkan kedua perusahaan untuk mengatasi tantangan pasar bersama dan menciptakan nilai tambah untuk pelanggan mereka.

Evaluasi dan Seleksi Pemasok secara Objektif

Evaluasi dan seleksi pemasok secara objektif adalah proses penting dalam manajemen rantai pasokan yang memungkinkan perusahaan untuk memilih pemasok terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.

Bagaimana menurut Anda tentang Lean Sourcing dan Procurement ? Menarik?

---

“Dapatkan program training dan consulting terbaik untuk meningkatkan kinerja rantai pasokmu bersama PT Mitra Prima Produktivitas, konsultan LEAN Supply Chain Management ternama
di Indonesia dengan fasilitor dan trainer berlisensi Internasional!”

---

Berikut ini langkah-langkah untuk melakukan evaluasi dan seleksi pemasok secara objektif:

1. Tentukan Kriteria Evaluasi. Sebelum memulai proses evaluasi, perusahaan harus menentukan kriteria evaluasi yang akan digunakan. Kriteria ini dapat mencakup harga, kualitas produk, keandalan pengiriman, kapasitas produksi, dukungan teknis, dan reputasi di industri.
2. Pengumpulan Data. Kumpulkan data dari berbagai sumber, seperti situs web pemasok, kunjungan pabrik, wawancara, dan referensi pelanggan. Data ini akan digunakan untuk menilai pemasok berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
3. Penilaian Pemasok. Berdasarkan data yang dikumpulkan, beri skor kepada pemasok untuk setiap kriteria evaluasi. Skor ini harus objektif dan mencerminkan kinerja pemasok secara akurat.
4. Perbandingan Pemasok. Bandingkan skor pemasok untuk setiap kriteria dan tentukan peringkat pemasok berdasarkan hasil penilaian. Peringkat ini akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.
5. Keputusan Akhir. Setelah menilai dan membandingkan pemasok, perusahaan dapat membuat keputusan akhir tentang pemasok mana yang akan dipilih untuk menjalin hubungan bisnis.

Contoh:
Perusahaan kosmetik ABC ingin mengevaluasi dan memilih pemasok baru untuk bahan baku. Mereka menentukan kriteria evaluasi sebagai berikut:

• Harga (40% bobot)
• Kualitas produk (30% bobot)
• Keandalan pengiriman (20% bobot)
• Dukungan teknis (10% bobot)

Perusahaan ABC mengumpulkan data dari tiga pemasok potensial: Pemasok X, Pemasok Y, dan Pemasok Z.

Bahasan mengenai skor keseluruhan dalam evaluasi dan seleksi pemasok, kita akan menggunakan contoh yang sama dengan perusahaan kosmetik ABC yang mempertimbangkan tiga pemasok potensial: Pemasok X, Pemasok Y, dan Pemasok Z.

Setelah menentukan kriteria evaluasi dan bobotnya, perusahaan kemudian memberikan skor kepada masing-masing pemasok berdasarkan kriteria tersebut. Skor keseluruhan, dengan mempertimbangkan bobot kriteria, adalah sebagai berikut:

Untuk menghitung skor keseluruhan, kita dapat mengalikan skor tiap pemasok dengan bobot kriteria, lalu menjumlahkannya:

Pemasok X:

• Harga: 0.4 * 80 = 32
• Kualitas: 0.3 * 75 = 22.5
• Waktu Pengiriman: 0.2 * 90 = 18
• Dukungan Teknis: 0.1 * 70 = 7
• Skor Keseluruhan: 32 + 22.5 + 18 + 7 = 79.5

Pemasok Y:

• Harga: 0.4 * 70 = 28
• Kualitas: 0.3 * 85 = 25.5
• Waktu Pengiriman: 0.2 * 80 = 16
• Dukungan Teknis: 0.1 * 95 = 9.5
• Skor Keseluruhan: 28 + 25.5 + 16 + 9.5 = 79

Pemasok Z:

• Harga: 0.4 * 90 = 36
• Kualitas: 0.3 * 70 = 21
• Waktu Pengiriman: 0.2 * 75 = 15
• Dukungan Teknis: 0.1 * 60 = 6
• Skor Keseluruhan: 36 + 21 + 15 + 6 = 78

Berdasarkan skor keseluruhan:

• Pemasok X memiliki skor tertinggi (79.5),
• Pemasok Y (79) dan
• Pemasok Z (78).

Dalam contoh ini, perusahaan kosmetik ABC mungkin akan memilih Pemasok X sebagai pemasok utama mereka karena mereka memiliki skor keseluruhan tertinggi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

---

“Raih kesuksesanmu sebagai pelaku bisnis yang handal dengan bantuan PT Mitra Prima Produktivitas, konsultan LEAN Supply Chain Management ternama di Indonesia dengan fasilitor dan trainer berlisensi Internasional,
dan optimalisasi kinerja rantai pasokmu!”

---

Negosiasi Harga dan Kondisi yang Lebih Baik

Negosiasi harga dan kondisi yang lebih baik merupakan bagian penting dalam pengelolaan rantai pasokan yang efisien dan efektif. Dalam konteks Lean Sourcing dan Procurement, negosiasi yang sukses akan membantu perusahaan mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan menciptakan hubungan yang lebih baik dengan pemasok. Berikut beberapa langkah dan contoh dalam negosiasi harga dan kondisi yang lebih baik:

1. Persiapan dan penelitian. Sebelum memulai negosiasi, penting untuk melakukan penelitian dan mengumpulkan informasi tentang pemasok, termasuk harga pasar, kualitas produk, dan kondisi pengiriman yang ditawarkan oleh pesaing mereka. Misalnya, jika perusahaan kosmetik ABC ingin membeli bahan baku, mereka harus mengetahui harga rata-rata bahan tersebut di pasar dan benchmark kualitas yang diharapkan.
2. Menetapkan target dan Batasan.Tentukan target dan batasan yang realistis untuk negosiasi. Target bisa mencakup harga yang diinginkan, diskon, atau kondisi pembayaran. Batasan adalah titik di mana perusahaan tidak bersedia bernegosiasi lebih jauh. Misalnya, perusahaan kosmetik ABC mungkin menargetkan harga per kilogram bahan baku sebesar $10, dengan batasan maksimum $12.
3. Menyampaikan kebutuhan dan tawaran. Ketika memulai negosiasi, jelas dan tegas dalam menyampaikan kebutuhan perusahaan dan tawaran yang ingin dicapai. Dalam contoh perusahaan kosmetik ABC, mereka dapat menyampaikan bahwa mereka membutuhkan 1.000 kilogram bahan baku dan menginginkan harga $10 per kilogram.
4. Fleksibilitas dan penawaran alternatif. Jika pemasok tidak dapat memenuhi tawaran awal, pertimbangkan untuk mencari solusi alternatif yang menguntungkan kedua belah pihak. Misalnya, jika pemasok tidak dapat menawarkan harga $10 per kilogram, perusahaan kosmetik ABC dapat menawarkan untuk meningkatkan volume pembelian menjadi 1.500 kilogram dengan harga $10,50 per kilogram.
5. Mencapai kesepakatan. Setelah negosiasi, pastikan untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak dan mendokumentasikannya dalam bentuk kontrak. Perusahaan kosmetik ABC dan pemasok mungkin menyetujui harga $10,50 per kilogram untuk pembelian 1.500 kilogram bahan baku, dengan kondisi pengiriman dan pembayaran yang disepakati bersama.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat berhasil bernegosiasi untuk mendapatkan harga dan kondisi yang lebih baik dalam pengelolaan rantai pasokan mereka.

Manajemen Kinerja Pemasok

Manajemen kinerja pemasok adalah proses mengukur, menganalisis, dan meningkatkan kinerja pemasok dalam rangka mencapai tujuan bisnis perusahaan. Hal ini penting dalam konteks Lean Sourcing dan Procurement, karena pemasok yang andal dan berkualitas tinggi berkontribusi pada efisiensi dan efektivitas rantai pasokan. Berikut beberapa langkah dan contoh untuk mengelola kinerja pemasok:

1. Penetapan KPI (Key Performance Indicators). KPI adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja pemasok dalam berbagai aspek, seperti kualitas, kecepatan pengiriman, dan fleksibilitas. Misalnya, perusahaan kosmetik ABC dapat menetapkan KPI seperti persentase produk cacat, waktu siklus pengiriman, dan waktu respon terhadap permintaan perubahan.
2. Pengumpulan dan analisis data kinerja. Mengumpulkan data kinerja pemasok secara teratur dan menganalisis data tersebut untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Dalam contoh perusahaan kosmetik ABC, mereka dapat mengumpulkan data kinerja pemasok setiap bulan dan membandingkannya dengan target KPI yang ditetapkan.
3. Komunikasi kinerja dengan pemasok. Berikan umpan balik kepada pemasok tentang kinerja mereka dan diskusikan area yang memerlukan perbaikan. Misalnya, jika perusahaan kosmetik ABC menemukan bahwa pemasok memiliki persentase produk cacat yang tinggi, mereka dapat mengadakan pertemuan dengan pemasok untuk membahas masalah ini dan mencari solusi.
4. Pelatihan dan dukungan. Bantu pemasok dalam meningkatkan kinerja mereka dengan menyediakan pelatihan, dukungan teknis, atau sumber daya lainnya. Misalnya, perusahaan kosmetik ABC dapat menyediakan pelatihan kepada pemasok tentang teknik produksi yang lebih baik untuk mengurangi produk cacat.
5. Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. Evaluasi kinerja pemasok secara berkala dan identifikasi peluang untuk perbaikan berkelanjutan. Dalam contoh perusahaan kosmetik ABC, mereka dapat mengevaluasi kinerja pemasok setiap kuartal dan merencanakan langkah-langkah perbaikan berikutnya.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat mengelola kinerja pemasok secara efektif, yang pada akhirnya akan menghasilkan rantai pasokan yang lebih efisien dan menguntungkan. Selain itu, manajemen kinerja pemasok yang baik akan memperkuat hubungan kerja dengan pemasok dan menciptakan lingkungan yang kondusif bagi pertumbuhan dan kesuksesan bersama. Ini merupakan sekelumit dari begitu banyak referensi tentang Lean Sourcing dan Procurement dan penerapan dalam bisnis. Dan mungkin ini sangat berguna bagi Anda.

Dan Anda bisa terus belajar bersama dengan kami di Jago Kaizen dan Coach Wang.