Dahsyatnya Implementasi OFFICE TPM, temukan bagaimana salah satu pilar dalam Total Productive Maintenance, membantu mendorong efisiensi dan produktivitas di seluruh organisasi. Dari meningkatkan komunikasi hingga membangun budaya kerja yang lebih baik, pelajari manfaat nyata dari implementasi Office TPM dan bagaimana setiap anggota tim berkontribusi dalam perbaikan berkelanjutan.
Pemahaman Pilar Office TPM
Saat matahari tenggelam di horison dan karyawan mulai pulang kerja, masih ada satu ruangan yang tetap bercahaya dan bersemangat, di mana tim yang bertanggung jawab menjaga dan meningkatkan efisiensi operasional pabrik masih tetap bekerja: ruangan tersebut adalah “Office TPM”.
Office TPM (Total Productive Maintenance) adalah salah satu pilar dalam framework TPM yang dikembangkan oleh Japan Institute of Plant Maintenance (JIPM). Seperti halnya yang lain, pilar ini pun berfokus pada pendekatan sistematis untuk merawat dan memperbaiki peralatan serta proses dalam organisasi, tetapi dalam konteks ini, yang menjadi fokus adalah proses dan peralatan yang ada di lingkungan perkantoran, bukan di lantai produksi.
Memang, pada awalnya, konsep TPM lebih banyak diaplikasikan di area produksi. Namun, JIPM menyadari bahwa efisiensi dan produktivitas bukan hanya bergantung pada mesin dan peralatan di lantai produksi, tetapi juga pada proses kerja di kantor. Misalnya, bagaimana laporan dibuat, bagaimana komunikasi dilakukan, atau bagaimana keputusan dibuat.
Dengan demikian, Office TPM bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis di lingkungan kantor. Caranya? Melalui pemeliharaan sistematis dan perbaikan berkelanjutan, seperti mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan atau muda, memperbaiki alur kerja, dan menerapkan standar kerja.
“Dapatkan bimbingan ahli untuk menerapkan TOTAL PRODUCTIVE MAINTENANCE dalam bisnismu dengan PT Mitra Prima Produktivitas dan Coach Wawang yang didukung oleh pembicara
dan konsultan senior berlisensi internasional.
Ayo, bergabung sekarang!”
Namun, bukan hanya itu. Office TPM juga berfokus pada pengembangan karyawan. Dengan melibatkan semua anggota tim dalam proses perbaikan, Office TPM membantu membangun budaya kerja yang kolaboratif dan proaktif, di mana setiap karyawan merasa memiliki tanggung jawab atas peningkatan kualitas dan produktivitas.
Dengan demikian, Office TPM bukan hanya tentang membuat proses kerja lebih efisien, tetapi juga tentang menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik, di mana setiap karyawan merasa diberdayakan dan dihargai. Dan pada akhirnya, semua ini berkontribusi pada peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Begitulah, meski cahaya matahari telah tenggelam, lampu di ruangan Office TPM tetap menyala terang, mencerminkan semangat mereka untuk terus melakukan perbaikan dan inovasi, demi menciptakan dunia kerja yang lebih baik dan produktif.
Peran Office TPM dalam 8 Pilar TPM
Jika kita membayangkan 8 Pilar TPM sebagai sebuah istana megah dan kokoh, maka Office TPM bisa kita anggap sebagai salah satu penopangnya yang kuat. Istana ini, bagaimanapun, tidak dapat berdiri tegak tanpa adanya pilar-pilar yang saling mendukung. Office TPM, dalam hal ini, berperan penting dalam memastikan efisiensi dan produktivitas di semua tingkatan organisasi, bukan hanya di lantai produksi.
Office TPM membantu membangun jembatan antara lantai produksi dan kantor, menghilangkan hambatan komunikasi, dan memastikan aliran informasi yang lancar. Lebih dari itu, Office TPM berupaya untuk mengidentifikasi dan menghilangkan sumber pemborosan atau ‘muda’ dalam proses kerja kantor, seperti pemborosan waktu, sumber daya, dan upaya.
Implementasi Office TPM bisa memberikan banyak keuntungan. Salah satunya adalah peningkatan efisiensi operasional yang dapat mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Selain itu, dengan membangun budaya perbaikan berkelanjutan, Office TPM membantu mendorong inovasi dan kreativitas di tempat kerja.
Office TPM juga membantu meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan. Karena setiap anggota tim terlibat dalam proses perbaikan, mereka merasa lebih diberdayakan dan dihargai. Ini, pada gilirannya, dapat meningkatkan retensi karyawan dan mengurangi biaya perekrutan dan pelatihan.
Lantas, siapa saja yang bertanggung jawab mengimplementasikan Office TPM? Jawabannya sederhana: semua orang. Dari manajer puncak hingga staf administrasi, semua anggota organisasi memiliki peran dalam memastikan keberhasilan Office TPM. Dengan demikian, Office TPM bukan hanya tentang proses dan sistem, tetapi juga tentang orang-orang yang menjalankannya.
Bayangkanlah, istana megah tadi, dengan tiap pilar yang kokoh dan saling mendukung. Bayangkanlah bagaimana Office TPM, sebagai salah satu penopang istana, menguatkan struktur keseluruhan dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dan produktif. Ketika setiap anggota organisasi memahami dan menjalankan perannya dalam Office TPM, maka barulah istana tersebut bisa berdiri tegak dan megah, mencerminkan keberhasilan dan keunggulan organisasi itu sendiri.
Tahapan Implementasi Office TPM
Menerapkan Office TPM bisa dibayangkan seperti membangun jembatan yang indah dan kokoh. Prosesnya membutuhkan waktu, perencanaan yang matang, dan keterlibatan semua anggota tim. Berikut adalah langkah-langkah atau tahapan dalam menerapkan Office TPM:
- Pemahaman dan Pelatihan: Tahap ini seolah-olah seperti membuat desain jembatan. Sebelum memulai proses konstruksi, semua anggota tim perlu memahami apa itu Office TPM, mengapa itu penting, dan bagaimana cara menerapkannya. Pelatihan ini biasanya melibatkan semua tingkatan organisasi, dari manajemen puncak hingga staf administrasi.
- Identifikasi dan Analisis Muda (Pemborosan): Tahap ini seperti proses pemilihan bahan bangunan untuk jembatan. Tim harus mengidentifikasi sumber-sumber pemborosan dalam proses kerja kantor dan menganalisis bagaimana mereka dapat dihilangkan atau diminimalkan.
- Implementasi dan Pemantauan: Tahap ini adalah proses pembangunan jembatannya sendiri. Perubahan dan perbaikan yang diidentifikasi dalam tahap sebelumnya harus diterapkan dan dipantau untuk melihat efektivitasnya. Pada tahap ini, semua anggota tim memiliki peran dalam memastikan keberhasilan implementasi.
- Perbaikan Berkelanjutan: Tahap ini seperti proses pemeliharaan jembatan. Setelah Office TPM diimplementasikan, perbaikan dan peningkatan harus terus dilakukan untuk memastikan bahwa proses dan sistem tetap efisien dan efektif.
Lama waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan Office TPM dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi, serta tingkat kesiapan mereka. Namun, biasanya proses ini membutuhkan waktu sekitar 1 hingga 2 tahun.
Berikut adalah contoh RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) untuk implementasi Office TPM:
- Manajer Puncak (A/C): Bertanggung jawab untuk memberikan arahan strategis dan membuat keputusan kunci.
- Manajer Menengah (R/A): Bertanggung jawab untuk menerapkan Office TPM di departemen atau divisi mereka dan bertanggung jawab atas hasilnya.
- Staf Administrasi (R/I): Melaksanakan tugas-tugas sehari-hari dan memberikan masukan untuk perbaikan.
- Tim TPM (R/C): Bertanggung jawab untuk memastikan implementasi Office TPM berjalan lancar dan memberikan saran dan bantuan jika diperlukan.
Ingatlah bahwa Office TPM adalah tentang kerja sama dan kolaborasi. Seperti proses membangun jembatan, setiap anggota tim memiliki peran penting dalam mencapai tujuan bersama. Jadi, mari kita mulai membangun jembatan tersebut, dan melihat bagaimana efisiensi dan produktivitas kita meningkat seiring berjalannya waktu.
Selamat mencoba! Salam Produktivitas!
Dan Anda bisa terus belajar bersama dengan kami di Jago Kaizen dan Coach Wawang.
Ingin mempelajari secara langsung dan privat tentang Total Productive Maintenance?Atau Anda ingin mengundang, trainer dan consulting provider?
PT Mitra Prima Produktivitas adalah provider coaching, mentoring, training, dan consulting ternama di Indonesia untuk kinerja Produktivitas dan peningkatan Profitabilitas.
