Sustainability Procurement Management ISO 20400

Sustainability Procurement ISO 20400 atau Sustainability Procurement Management adalah pendekatan strategis dalam proses pengadaan yang mempertimbangkan dampak ekonomi, sosial, dan lingkungan dalam setiap keputusan pengadaan. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi tidak hanya mendapatkan nilai terbaik dari pengeluaran mereka, tetapi juga berkontribusi pada tujuan keberlanjutan jangka panjang mereka. Dengan mengintegrasikan prinsip-prinsip keberlanjutan ini ke dalam strategi dan kebijakan pengadaan, organisasi dapat menciptakan nilai jangka panjang yang lebih besar bagi stakeholders mereka.

Sustainability Procurement Management System

ISO 20400 memberikan panduan untuk menerapkan pengadaan yang berkelanjutan. Pengadaan berkelanjutan adalah proses pengambilan keputusan pembelian yang memenuhi kebutuhan organisasi dengan cara yang menguntungkan mereka, masyarakat, dan lingkungan, baik dalam jangka pendek maupun panjang.

ISO 20400 tidak memberikan sertifikasi seperti ISO 9001 atau ISO 14001. Sebaliknya, standar ini menawarkan panduan kepada organisasi yang ingin mengintegrasikan keberlanjutan ke dalam proses pengadaan mereka.

Standar ini mencakup beberapa pokok bahasan utama, termasuk:

1. Memahami konteks keberlanjutan
2. Mengintegrasikan keberlanjutan ke dalam kebijakan dan strategi pengadaan organisasi
3. Mengorganisir fungsi pengadaan menuju keberlanjutan
4. Mengintegrasikan keberlanjutan ke dalam proses pengadaan
5. Melibatkan pemangku kepentingan
6. Mengukur dan meningkatkan kinerja

Standar ini berlaku untuk semua organisasi, tanpa memandang jenis, ukuran, atau barang dan jasa yang mereka peroleh.

Sustainability Program

Keberlanjutan, atau sustainability, merujuk pada konsep dan praktek yang berorientasi pada pemenuhan kebutuhan generasi saat ini tanpa mengorbankan kemampuan generasi mendatang untuk memenuhi kebutuhannya. Ini mencakup tiga aspek utama: lingkungan, sosial, dan ekonomi.

• Lingkungan: Kegiatan harus dilakukan dengan mempertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan, termasuk pemanfaatan sumber daya alam, pengelolaan limbah, dan mitigasi perubahan iklim.
• Sosial: Keberlanjutan juga merujuk pada peningkatan kualitas hidup individu dan komunitas, termasuk isu seperti kesetaraan, hak asasi manusia, dan kesejahteraan pekerja.
• Ekonomi: Aspek ekonomi dari keberlanjutan mencakup pertimbangan tentang efisiensi dan keberlanjutan jangka panjang dari model bisnis dan praktik ekonomi.

Dalam konteks ISO 20400, keberlanjutan merujuk pada integrasi pertimbangan-pertimbangan ini ke dalam proses pengadaan barang dan jasa.

Sustainability Procurement

Divisi Pengadaan (Procurement) memainkan peran penting dalam suatu organisasi dengan mengefisienkan pengeluaran dan memastikan bahwa organisasi mendapatkan nilai terbaik dari investasinya. Berikut adalah beberapa cara di mana divisi pengadaan dapat memberikan kontribusi maksimal, termasuk beberapa contoh spesifik:

#1: Negosiasi Harga
Divisi pengadaan dapat bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dan kondisi pembelian yang menguntungkan. Misalnya, dalam industri manufaktur, tim pengadaan dapat bernegosiasi untuk mendapatkan bahan baku dengan harga yang lebih rendah, yang pada gilirannya akan mengurangi biaya produksi dan meningkatkan margin keuntungan.

#2: Pengelolaan Risiko Pemasok
Tim pengadaan dapat membantu mengurangi risiko yang berhubungan dengan pemasok, seperti keterlambatan pengiriman atau kegagalan memenuhi standar kualitas. Misalnya, dalam industri perangkat lunak, jika pemasok komponen tertentu gagal memberikan pada waktunya, ini bisa menunda peluncuran produk baru. Tim pengadaan dapat mencegah ini dengan mengidentifikasi pemasok alternatif atau membuat perjanjian cadangan.

#3: Pengadaan Berkelanjutan
Seperti yang dijelaskan dalam ISO 20400, divisi pengadaan dapat memilih pemasok yang mengedepankan keberlanjutan, baik dalam hal lingkungan, sosial, atau ekonomi. Misalnya, sebuah perusahaan ritel mungkin memilih pemasok pakaian yang menjunjung tinggi hak pekerja dan meminimalkan dampak lingkungan produksinya.

#4: Pengoptimalan Proses
Divisi pengadaan juga dapat mengoptimalkan proses dan operasional internal. Misalnya, dalam organisasi layanan kesehatan, tim pengadaan dapat menerapkan sistem pembelian terpusat untuk semua unit medis, memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan volume pembelian yang lebih besar dan mendapatkan diskon dari pemasok.

Melalui peran ini, divisi pengadaan tidak hanya mendukung operasional harian organisasi, tetapi juga membantu mencapai tujuan strategis dan berkelanjutan jangka panjang.

Strategy Sourcing ISO 20400

Strategi sourcing yang sesuai dengan ISO 20400 mencakup pertimbangan-pertimbangan keberlanjutan dalam proses pengadaan. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil:

1. Pemahaman Kebutuhan: Pertama, tim pengadaan harus memahami secara mendalam kebutuhan organisasi, baik jangka pendek maupun jangka panjang, serta komitmen organisasi terhadap keberlanjutan.
2. Analisis Pasar dan Pemasok: Tim pengadaan harus melakukan analisis mendalam terhadap pasar dan pemasok potensial, termasuk penilaian terhadap kebijakan dan praktik keberlanjutan mereka.
3. Penetapan Kriteria: Kriteria seleksi pemasok harus mencakup aspek-aspek keberlanjutan. Misalnya, pemasok mungkin perlu menunjukkan bahwa mereka mematuhi hukum lingkungan, memiliki praktik tenaga kerja yang adil, atau menerapkan manajemen rantai pasokan yang bertanggung jawab.
4. Pemilihan Pemasok: Pemasok yang memenuhi kriteria keberlanjutan tersebut kemudian dipilih. Selain itu, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk memberikan preferensi kepada pemasok yang tidak hanya mematuhi standar minimum keberlanjutan, tetapi yang berusaha melebihi standar tersebut.
5. Manajemen Hubungan: Setelah pemasok dipilih, hubungan harus dikelola dengan hati-hati. Ini bisa melibatkan pemantauan kinerja keberlanjutan pemasok, memberikan umpan balik, dan bekerja sama untuk mencapai perbaikan.
6. Pemantauan dan Perbaikan Berkelanjutan: Praktek terbaik adalah secara teratur mengevaluasi dan meninjau ulang strategi sourcing Anda untuk memastikan bahwa itu tetap relevan dan efektif dalam mendukung tujuan keberlanjutan organisasi Anda.

Menerapkan strategi sourcing seperti ini dapat membantu organisasi Anda memastikan bahwa partner bisnis Anda juga berkomitmen terhadap keberlanjutan, sejalan dengan panduan ISO 20400.

Auditing Vendor

Untuk memastikan kepatuhan vendor dan supplier terhadap elemen-elemen ISO 20400, berikut adalah beberapa aspek yang perlu diperhatikan saat melakukan audit:

1. Kebijakan Keberlanjutan: Vendor dan supplier harus memiliki kebijakan keberlanjutan yang jelas dan komprehensif yang mencakup aspek-aspek lingkungan, sosial, dan ekonomi.
2. Praktik Lingkungan: Cek apakah supplier memiliki sertifikasi lingkungan seperti ISO 14001, atau apakah mereka mengambil langkah-langkah konkret untuk mengurangi dampak lingkungan operasi mereka.
3. Praktik Sosial: Ini termasuk bagaimana vendor atau supplier mengelola hubungan mereka dengan karyawan, termasuk apakah mereka mematuhi hukum tenaga kerja dan hak asasi manusia.
4. Praktik Ekonomi: Vendor dan supplier harus menunjukkan bahwa mereka mengelola bisnis mereka dengan cara yang ekonomis berkelanjutan, termasuk, misalnya, mengadopsi prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik.
5. Manajemen Rantai Pasokan: Supplier harus bisa menunjukkan bahwa mereka mengelola rantai pasokan mereka dengan cara yang bertanggung jawab, termasuk memastikan keberlanjutan dan kepatuhan hukum oleh vendor di tingkat yang lebih rendah dalam rantai pasokan.
6. Pengukuran dan Pelaporan: Vendor dan supplier harus memiliki prosedur untuk mengukur dan melaporkan kinerja keberlanjutan mereka.
7. Peningkatan Berkelanjutan: Cek apakah supplier memiliki rencana untuk peningkatan berkelanjutan dalam kinerja keberlanjutan mereka.
8. Pengelolaan Risiko: Periksa apakah vendor dan supplier telah mengidentifikasi risiko terkait keberlanjutan dan apakah mereka memiliki strategi untuk mengelola risiko ini.

Melalui audit ini, organisasi dapat memastikan bahwa vendor dan supplier mereka beroperasi dengan cara yang sejalan dengan tujuan keberlanjutan mereka sendiri dan standar ISO 20400.

Daftar Periksa Sederhana untuk Vendor Audit

Berikut adalah contoh daftar periksa audit untuk mengukur kepatuhan supplier terhadap ISO 20400:

Kebijakan Keberlanjutan

• Apakah supplier memiliki kebijakan keberlanjutan yang jelas dan komprehensif?
• Apakah kebijakan ini mencakup aspek lingkungan, sosial, dan ekonomi?

Praktik Lingkungan

• Apakah supplier memiliki sertifikasi lingkungan seperti ISO 14001?
• Apakah supplier telah mengimplementasikan strategi pengurangan dampak lingkungan?
• Apakah supplier melibatkan pihak ketiga untuk verifikasi dan validasi upaya mereka?

Praktik Sosial

• Apakah supplier mematuhi hukum tenaga kerja dan hak asasi manusia?
• Apakah supplier memiliki prosedur untuk menangani keluhan pekerja dan memastikan lingkungan kerja yang aman dan adil?

Praktik Ekonomi

• Apakah supplier mengelola bisnis mereka dengan cara yang ekonomis berkelanjutan?
• Apakah supplier mengikuti prinsip tata kelola perusahaan yang baik?

Manajemen Rantai Pasokan

• Apakah supplier mengelola rantai pasokan mereka dengan cara yang bertanggung jawab?
• Apakah supplier melakukan penilaian keberlanjutan terhadap vendor mereka sendiri?

Pengukuran dan Pelaporan

• Apakah supplier memiliki prosedur untuk mengukur dan melaporkan kinerja keberlanjutan mereka?
• Apakah supplier transparan dalam melaporkan data ini?

Peningkatan Berkelanjutan

• Apakah supplier memiliki rencana untuk peningkatan berkelanjutan dalam kinerja keberlanjutan mereka?

Pengelolaan Risiko

• Apakah supplier telah mengidentifikasi risiko terkait keberlanjutan dan apakah mereka memiliki strategi untuk mengelola risiko ini?

Daftar periksa ini dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan dan fokus spesifik organisasi Anda. Penting untuk melakukan audit ini secara teratur dan berkomunikasi dengan supplier tentang hasil dan harapan Anda.

Ide-Ide Dasar Penerapan Kepatuhan ISO 20400

Berikut adalah beberapa ide yang bisa diterapkan oleh tim pengadaan untuk memastikan kepatuhan terhadap ISO 20400:

#1: Pelatihan
Tim pengadaan harus dilatih mengenai prinsip-prinsip dan praktek keberlanjutan, serta bagaimana prinsip-prinsip tersebut berlaku dalam konteks pengadaan.

#2: Membuat Kriteria
Tim pengadaan dapat merumuskan kriteria pengadaan berkelanjutan, yang mencakup faktor-faktor seperti kepatuhan lingkungan, kondisi kerja, dan aspek sosial dan ekonomi lainnya. Kriteria ini bisa menjadi bagian dari RFP atau dokumen pengadaan lainnya.

#3: Membangun Hubungan dengan Pemasok
Tim pengadaan dapat bekerja sama dengan pemasok untuk mendorong dan mendukung upaya mereka dalam mencapai keberlanjutan. Ini bisa mencakup pembagian informasi, pelatihan, atau kerjasama dalam proyek-proyek keberlanjutan tertentu.

#4: Mengintegrasikan Keberlanjutan ke dalam Proses Pengadaan
Tim pengadaan bisa merancang dan menerapkan proses pengadaan yang mendukung keberlanjutan, seperti preferensi untuk produk atau pemasok berkelanjutan, atau persyaratan keberlanjutan dalam kontrak pengadaan.

#5: Memonitor dan Mengukur Kinerja
Tim pengadaan harus rutin memantau dan mengukur kinerja keberlanjutan pemasok. Hal ini bisa dilakukan melalui audit, penilaian, atau melalui indikator kinerja utama (KPI) yang berkaitan dengan keberlanjutan.

#6: Mengkomunikasikan Komitmen
Tim pengadaan juga harus aktif mengkomunikasikan komitmen organisasi terhadap pengadaan berkelanjutan kepada pihak internal dan eksternal, termasuk pemasok, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya.

#7: Penyempurnaan Berkelanjutan
Tim pengadaan harus terus mencari cara untuk meningkatkan proses dan hasil pengadaan berkelanjutan, termasuk melalui feedback dari pemasok dan pemangku kepentingan lainnya.

Dengan ide-ide ini, tim pengadaan dapat berperan penting dalam membantu organisasi mematuhi ISO 20400 dan mencapai tujuan keberlanjutannya.

Ide Sustainablity Pengadaan Material

Berikut beberapa ide spesifik yang berfokus pada pengadaan bahan baku dan pengembangan produk:

1. Sumber Bahan Baku Berkelanjutan: Usahakan untuk membeli bahan baku dari sumber yang berkelanjutan dan etis. Misalnya, jika perusahaan menggunakan logam dalam produk mereka, cobalah untuk memastikan bahwa logam tersebut diperoleh dari tambang yang bertanggung jawab dan tidak merusak lingkungan atau masyarakat sekitarnya.
2. Pilihan Material Ramah Lingkungan: Selama fase desain produk, pertimbangkan untuk menggunakan bahan yang ramah lingkungan, dapat didaur ulang, atau memiliki umur pakai yang panjang.
3. Efisiensi Material: Usahakan untuk mengurangi limbah dan kelebihan material selama proses produksi. Ini bisa melibatkan pemotongan yang lebih efisien, penggunaan teknologi yang lebih baik, atau bahkan mendesain ulang produk.
4. Inovasi Produk: Pertimbangkan untuk mengembangkan produk baru yang lebih berkelanjutan, seperti alat berat yang menggunakan teknologi hemat energi, atau yang dirancang untuk umur pakai yang lebih panjang atau perawatan yang lebih mudah.
5. Pembelian Volume: Untuk pengadaan bahan baku, pertimbangkan pembelian dalam volume besar untuk mengurangi frekuensi pengiriman dan oleh karena itu mengurangi jejak karbon.
6. Penggunaan Teknologi Baru: Pertimbangkan penggunaan teknologi baru dan inovatif dalam pengadaan dan produksi, seperti penggunaan perangkat lunak manajemen pengadaan canggih atau teknologi otomatisasi dalam produksi.
7. Partnership dengan Pemasok: Kembangkan kemitraan strategis dengan pemasok Anda untuk mendukung upaya keberlanjutan bersama, seperti proyek penelitian dan pengembangan bersama, atau program pelatihan keberlanjutan.
8. Recycling dan Penggunaan Ulang: Pertimbangkan cara-cara untuk menggunakan ulang atau mendaur ulang bahan-bahan yang sudah tidak digunakan lagi, baik dalam produksi maupun dalam produk akhir.

Ingatlah bahwa keberlanjutan bukan hanya tentang lingkungan, tetapi juga tentang aspek sosial dan ekonomi. Oleh karena itu, jangan lupa untuk mempertimbangkan aspek-aspek seperti kondisi kerja yang adil, bisnis yang etis, dan tata kelola perusahaan yang baik dalam semua inisiatif Anda.

Ide Sustainability Aspek Sosial dan Ekonomi

Berikut beberapa ide yang dapat diimplementasikan di organisasi Anda untuk memperhatikan aspek sosial dan ekonomi dalam keberlanjutan:

1. Fair Trade: Pertimbangkan untuk membeli barang dan layanan dari pemasok yang mematuhi standar perdagangan adil, yang menjamin harga yang adil dan kondisi kerja yang baik bagi pekerja.
2. Peluang Kerja Lokal: Saat memilih pemasok atau pemasok, pertimbangkan dampak ekonomi lokal. Memilih pemasok lokal dapat membantu menciptakan pekerjaan di komunitas lokal dan mendukung ekonomi setempat.
3. Hak dan Kesejahteraan Pekerja: Pastikan bahwa pemasok Anda menghormati hak pekerja dan menyediakan kondisi kerja yang aman dan adil. Ini bisa termasuk upah layak, jam kerja yang wajar, dan lingkungan kerja yang aman dan sehat.
4. Pengembangan Komunitas: Pertimbangkan untuk berinvestasi dalam proyek-proyek pengembangan komunitas di daerah-daerah di mana Anda beroperasi atau dari mana Anda mendapatkan bahan baku. Ini bisa mencakup pendidikan, kesehatan, atau proyek-proyek infrastruktur.
5. Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Libatkan pemangku kepentingan dalam proses pengambilan keputusan Anda, termasuk komunitas lokal, karyawan, dan pelanggan. Hal ini dapat membantu Anda untuk lebih memahami dan merespons kebutuhan dan harapan mereka.
6. Transparansi dan Akuntabilitas: Pastikan transparansi dalam operasi Anda dan berkomitmen untuk akuntabilitas. Ini bisa mencakup laporan secara teratur tentang kinerja keberlanjutan Anda dan memiliki mekanisme yang jelas untuk menangani keluhan atau masalah.
7. Dukungan terhadap Usaha Kecil dan Menengah: Jika memungkinkan, berikan dukungan kepada usaha kecil dan menengah di komunitas lokal Anda melalui inisiatif pengadaan.
8. Keberagaman dan Inklusivitas: Dalam praktek pengadaan, pastikan kesempatan yang sama untuk semua vendor, termasuk bisnis yang dimiliki oleh wanita, minoritas, dan bisnis dengan keberagaman lainnya.

Semua ide ini akan membantu Anda dalam menciptakan nilai sosial dan ekonomi yang lebih besar melalui operasi bisnis Anda.

Tahapan Implementasi Sustainability Procurement

Implementasi keberlanjutan dalam bisnis membutuhkan perencanaan yang hati-hati dan langkah-langkah berikut ini bisa menjadi panduan:

1. Identifikasi Prioritas: Pertama, identifikasi isu keberlanjutan yang paling relevan dengan bisnis Anda. Ini bisa melibatkan melakukan penilaian dampak lingkungan, mengevaluasi risiko sosial dan ekonomi, dan berbicara dengan pemangku kepentingan.
2. Penyusunan Rencana: Selanjutnya, susun rencana keberlanjutan yang mencakup tujuan yang jelas, langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan tersebut, dan metode untuk mengukur kemajuan.
3. Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Libatkan pemangku kepentingan dalam proses ini. Dapat termasuk karyawan, pelanggan, pemasok, investor, dan masyarakat. Mereka bisa memberikan perspektif berharga dan membantu memastikan bahwa rencana Anda berfokus pada isu yang paling penting.
4. Implementasi Rencana: Mulailah menerapkan rencana Anda. Ini bisa melibatkan perubahan dalam proses produksi, pengenalan produk atau layanan baru, pelatihan karyawan, atau peningkatan infrastruktur.
5. Monitor dan Evaluasi: Pantau kemajuan Anda secara teratur dan evaluasi efektivitas langkah-langkah Anda. Jika diperlukan, buat penyesuaian berdasarkan apa yang Anda pelajari.
6. Laporan dan Komunikasi: Berikan laporan secara teratur kepada pemangku kepentingan tentang upaya dan kemajuan keberlanjutan Anda. Transparansi ini dapat membangun kepercayaan dan mendukung reputasi perusahaan Anda.
7. Ulasan dan Perbaikan Berkelanjutan: Keberlanjutan adalah proses berkelanjutan. Setelah mencapai tujuan Anda, tentukan tujuan baru dan mulai proses ini lagi. Selalu cari cara untuk meningkatkan dan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan dan harapan.

Dengan cara ini, organisasi dapat sistematis dalam pendekatan mereka terhadap keberlanjutan, memastikan bahwa mereka tidak hanya mencapai tujuan jangka pendek mereka, tetapi juga membuat perubahan jangka panjang yang berkelanjutan dan berdampak positif.

Management Resiko dan Perusabahan pada ISO 20400

Penerapan standar ISO 20400 dapat melibatkan perubahan signifikan dalam cara organisasi beroperasi dan mengelola hubungan mereka dengan pemasok. Oleh karena itu, manajemen risiko dan manajemen perubahan sangat penting dalam proses ini.

Manajemen Risiko

Identifikasi Risiko: Pertama, identifikasi risiko yang mungkin dihadapi saat menerapkan standar ISO 20400. Ini bisa termasuk resistensi dari karyawan atau pemasok, kesulitan teknis, atau dampak finansial.

• Evaluasi dan Prioritaskan Risiko: Setelah mengidentifikasi risiko, evaluasi seberapa besar dampak dan kemungkinan terjadinya. Prioritaskan risiko berdasarkan evaluasi ini.
• Mitigasi Risiko: Untuk setiap risiko yang telah diidentifikasi, rencanakan strategi mitigasi. Ini bisa melibatkan pelatihan karyawan, membangun dukungan dari pemangku kepentingan, atau merencanakan untuk dampak finansial.
• Monitoring dan Review: Pantau risiko secara teratur dan tinjau strategi mitigasi Anda. Buat penyesuaian jika diperlukan berdasarkan perubahan situasi atau hasil dari upaya mitigasi Anda.

Manajemen Perubahan

• Komunikasi: Jelaskan mengapa perubahan diperlukan, apa manfaatnya, dan bagaimana perubahan tersebut akan dilaksanakan. Komunikasi yang jelas dan terbuka dapat membantu membangun dukungan untuk perubahan.
• Dukungan Kepemimpinan: Dukungan dari manajemen puncak sangat penting untuk suksesnya inisiatif keberlanjutan. Kepemimpinan harus menjadi role model dan mengkomunikasikan pentingnya standar ISO 20400.
• Pelatihan dan Dukungan: Berikan karyawan pelatihan dan dukungan yang mereka butuhkan untuk beradaptasi dengan perubahan. Ini bisa termasuk pelatihan tentang standar ISO 20400 dan bagaimana menerapkannya dalam pekerjaan mereka sehari-hari.
• Review dan Penyesuaian: Tinjau proses perubahan secara teratur dan buat penyesuaian jika diperlukan. Manajemen perubahan adalah proses berkelanjutan dan mungkin diperlukan penyesuaian berdasarkan masukan dari karyawan atau hasil dari upaya Anda.

Melalui manajemen risiko dan manajemen perubahan yang efektif, organisasi dapat merencanakan dan menangani tantangan yang mungkin muncul selama penerapan standar ISO 20400, dan memastikan bahwa perubahan yang diperlukan dapat dilakukan dengan efisien dan efektif.

Risk Matrix ISO 20400

Matriks risiko adalah alat yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menilai risiko. Ini biasanya ditampilkan dalam format tabel dengan probabilitas (kemungkinan terjadinya) pada satu sumbu dan dampak (tingkat keparahan jika terjadi) pada sumbu lainnya. Setiap risiko kemudian ditempatkan pada matriks berdasarkan penilaian probabilitas dan dampaknya.

Berikut adalah langkah-langkah dasar dalam menggunakan matriks risiko:

• Identifikasi Risiko: Pertama, identifikasi potensi risiko yang mungkin dihadapi organisasi Anda. Misalnya, dalam konteks ISO 20400, risiko mungkin mencakup pemasok yang tidak mematuhi standar, biaya tambahan, atau resistensi karyawan.
• Penilaian Risiko: Untuk setiap risiko yang diidentifikasi, buat penilaian tentang probabilitas terjadinya dan dampaknya jika terjadi. Penilaian ini biasanya diberi skala, misalnya 1 (rendah) hingga 5 (tinggi).
• Plot Risiko pada Matriks: Setelah semua risiko dinilai, letakkan mereka pada matriks berdasarkan penilaian probabilitas dan dampak. Ini memberikan gambaran visual yang jelas tentang risiko mana yang paling serius (yaitu, mereka dengan probabilitas dan dampak tinggi).
• Buat Rencana Mitigasi: Untuk risiko dengan probabilitas dan/atau dampak tinggi, buat rencana untuk mengurangi, menghindari, atau mentransfer risiko tersebut.
• Review dan Monitor: Review dan monitor matriks risiko secara reguler untuk menyesuaikan perubahan dalam risiko atau penilaian Anda.

Sebagai contoh best practice, misalnya organisasi melakukan pengadaan berkelanjutan berdasarkan ISO 20400. Salah satu risiko mungkin adalah pemasok yang tidak mematuhi standar. Jika probabilitas ini dinilai tinggi dan dampaknya juga tinggi (misalnya, karena bisa merusak reputasi organisasi atau menyebabkan hukuman hukum), risiko ini akan ditempatkan di kuadran atas kanan matriks dan perlu dikelola dengan hati-hati, misalnya dengan melakukan audit pemasok, atau mencari pemasok alternatif yang mematuhi standar.

Aplikasi Risk Matrix pada Implementasi ISO 20400

Berikut ini adalah contoh lain dari penggunaan Matriks Risiko untuk aspek lingkungan, ekonomi, dan sosial dalam konteks implementasi ISO 20400.

Aspek Lingkungan

• Identifikasi Risiko: Risiko bahwa material yang kita beli dari pemasok membahayakan lingkungan.
• Penilaian Risiko: Misalkan, probabilitas ‘4’ (karena banyak bahan yang kita beli berpotensi merusak lingkungan) dan dampak ‘4’ (karena kerusakan lingkungan dapat menimbulkan konsekuensi serius bagi reputasi dan operasional kita).
• Plot Risiko pada Matriks: Risiko ini diletakkan pada koordinat (4,4) dalam matriks.
• Buat Rencana Mitigasi: Strategi mitigasi mungkin mencakup mencari alternatif bahan yang lebih ramah lingkungan atau bekerja dengan pemasok untuk mengurangi dampak lingkungan dari produksi mereka.
• Review dan Monitor: Lakukan ulasan dan monitor strategi mitigasi ini, dan sesuaikan nilai probabilitas atau dampak jika diperlukan.

Aspek Ekonomi

• Identifikasi Risiko: Risiko bahwa biaya peningkatan untuk mematuhi standar keberlanjutan dapat mempengaruhi profitabilitas perusahaan.
• Penilaian Risiko: Misalkan, probabilitas ‘3’ (karena biaya tertentu diharapkan) dan dampak ‘5’ (karena profitabilitas sangat penting bagi perusahaan).
• Plot Risiko pada Matriks: Risiko ini diletakkan pada koordinat (3,5) dalam matriks.
• Buat Rencana Mitigasi: Strategi mitigasi mungkin mencakup renegosiasi kontrak dengan pemasok, menemukan efisiensi dalam proses internal, atau memperhitungkan manfaat jangka panjang dari keberlanjutan, seperti reputasi perusahaan yang lebih baik atau akses ke pasar baru.
• Review dan Monitor: Lakukan ulasan dan monitor strategi mitigasi ini, dan sesuaikan nilai probabilitas atau dampak jika diperlukan.

Aspek Sosial

• Identifikasi Risiko: Risiko bahwa pemasok kami mengeksploitasi pekerja mereka.
• Penilaian Risiko: Misalkan, probabilitas ‘2’ (karena kita percaya bahwa kebanyakan pemasok kami etis) dan dampak ‘5’ (karena eksploitasi pekerja bisa sangat merusak bagi reputasi kita dan bisa melibatkan hukuman hukum).
• Plot Risiko pada Matriks: Risiko ini diletakkan pada koordinat (2,5) dalam matriks.
• Buat Rencana Mitigasi: Strategi mitigasi mungkin mencakup melakukan audit sosial pada pemasok, atau menetapkan standar kerja yang jelas dalam kontrak pemasok.
• Review dan Monitor: Lakukan ulasan dan monitor strategi mitigasi ini, dan sesuaikan nilai probabilitas atau dampak jika diperlukan.

Selamat mencoba! Salam Produktivitas!

Dan Anda bisa terus belajar bersama dengan kami di Jago Kaizen dan Coach Wawang.
Ingin mempelajari secara langsung dan privat tentang LEAN Supply Chain Management?
Atau Anda ingin mengundang, trainer dan consulting provider?

PT Mitra Prima Produktivitas adalah provider coaching, mentoring, training, dan consulting ternama di Indonesia untuk kinerja Produktivitas dan peningkatan Profitabilitas.