Hai, Sahabat Quality!
Apakah kalian tahu bahwa ada 7 Basic Quality Tools yang bisa membantu kita melakukan quality improvement di tempat kerja?
Nah, kali ini kita akan membahas mengenai 7 alat dasar kualitas untuk peningkatan proses, beserta definisi, tips implementasi, serta contoh tindakan aktivitasnya.
Mari kita mulai!
Diagram Pareto
Diagram Pareto adalah alat yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah utama yang perlu kita prioritaskan. Dengan diagram ini, kita bisa melihat berbagai penyebab masalah dan menentukan mana yang paling berdampak. Untuk membuat diagram Pareto, kita perlu mengumpulkan data, mengurutkan data berdasarkan frekuensi, dan membuat grafik batang dengan penyebab yang paling sering terjadi di sebelah kiri.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat diagram Pareto yang efektif:
- Identifikasi masalah atau situasi yang ingin kamu analisis dengan diagram Pareto. Fokuslah pada satu masalah atau situasi yang spesifik agar analisis kamu lebih terarah dan efektif.
- Kumpulkan data terkait dengan masalah atau situasi tersebut. Data ini bisa berupa angka, jumlah, atau persentase terkait dengan faktor yang berkontribusi pada masalah atau situasi tersebut.
- Urutkan data berdasarkan tingkat kontribusinya pada masalah atau situasi tersebut, mulai dari yang paling tinggi hingga yang paling rendah. Jangan lupa untuk menghitung jumlah total data.
- Buatlah grafik batang untuk menampilkan data. Bagian kiri grafik akan menunjukkan persentase kontribusi dari masing-masing faktor, sedangkan bagian kanan grafik akan menunjukkan akumulasi persentase kontribusi dari seluruh faktor.
- Tambahkan garis yang menunjukkan ambang batas kontribusi yang signifikan. Biasanya, 80% dari kontribusi akan berasal dari 20% faktor yang paling signifikan. Garis ini akan memudahkan kamu untuk mengidentifikasi faktor-faktor terpenting.
- Identifikasi faktor-faktor yang paling signifikan dan prioritasnya. Faktor-faktor inilah yang menjadi fokus kamu untuk menyelesaikan masalah atau situasi yang dihadapi.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat untuk menangani faktor-faktor terpenting tersebut. Dengan fokus pada faktor-faktor yang paling signifikan, kamu akan lebih efektif dan efisien dalam menyelesaikan masalah atau situasi yang dihadapi.
Tips: Fokus pada penyebab masalah yang memiliki dampak terbesar, dan prioritaskan penyelesaian masalah tersebut terlebih dahulu.
Punya masalah produktivitas? Budget terbatas? Program kerja yang begitu luas? Yuk, diskusikan dengan kami.
PT Mitra Prima Produktivitas membantu Anda memfasilitasi dengan kustomisasi
dan untuk mencapai hasil maksimal tanpa batasa!
“Dapatkan solusi terbaik untuk meningkatkan kualitas sistem manajemenmu bersama PT Mitra Prima Produktivitas, lembaga terpercaya dan terkemuka sebagai pemberi jasa layanan pelatihan dan konsultasi di Indonesia dengan pembicara berlisensi internasional untuk bidang quality management system improvement!”
Diagram Sebab-Akibat (Fishbone Diagram)
Diagram sebab-akibat, juga dikenal sebagai diagram Ishikawa atau fishbone diagram, digunakan untuk mengidentifikasi berbagai penyebab potensial dari suatu masalah. Dalam diagram ini, kita akan mencatat masalah di bagian “kepala ikan” dan mencatat penyebab-penyebab potensial di sepanjang “tulang ikan”.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat diagram fishbone yang efektif:
- Identifikasi masalah atau kejadian yang ingin kamu analisis dengan diagram fishbone. Pastikan kamu memilih masalah atau kejadian yang spesifik dan jelas agar analisis kamu lebih terarah dan efektif.
- Buatlah tulang ikan atau “fishbone” dengan menarik garis horizontal melintang, kemudian tambahkan garis vertikal yang bergerigi di atasnya untuk membuat tulang belakang ikan. Tulis masalah atau kejadian yang ingin kamu analisis di ujung tulang belakang ikan.
- Identifikasi faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab masalah atau kejadian tersebut. Faktor-faktor ini akan menjadi “tulang rusuk” ikan. Contoh faktor-faktor bisa berupa orang, mesin, metode, bahan, lingkungan, dan lain-lain.
- Buatlah garis yang menghubungkan “tulang rusuk” ikan dengan tulang belakang ikan. Di setiap “tulang rusuk” ikan, tuliskan faktor spesifik yang menjadi penyebab atau kontributor pada masalah atau kejadian tersebut.
- Identifikasi faktor-faktor penyebab yang paling signifikan. Gunakan analisis data atau pengalaman untuk menentukan faktor-faktor yang paling berpengaruh pada masalah atau kejadian.
- Evaluasi hubungan sebab-akibat antara faktor-faktor yang telah kamu identifikasi. Pertimbangkan bagaimana setiap faktor mempengaruhi faktor lainnya dalam menyebabkan masalah atau kejadian yang dihadapi.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat untuk menangani faktor-faktor penyebab tersebut. Dengan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi masalah atau kejadian, kamu akan lebih mudah menemukan solusi yang tepat.
Tips: Ajak tim Anda untuk berdiskusi dan mengeksplorasi semua kemungkinan penyebab masalah, agar kita bisa menemukan solusi yang efektif.
Diagram Alir (Flowchart)
Diagram alir adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan proses kerja atau sistem secara visual. Dengan diagram alir, kita bisa melihat langkah-langkah proses, serta mengidentifikasi kemungkinan masalah atau kesempatan untuk perbaikan.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat diagram flowchart yang efektif:
- Identifikasi tugas atau proses yang ingin kamu visualisasikan dengan diagram flow chart. Pastikan kamu memahami tugas atau proses tersebut dengan baik agar diagram yang kamu buat akurat dan efektif.
- Tentukan simbol-simbol yang akan kamu gunakan dalam diagram flow chart. Beberapa simbol yang umum digunakan antara lain kotak untuk tindakan, lingkaran untuk pengambilan keputusan, dan panah untuk menghubungkan simbol-simbol.
- Buatlah simbol-simbol tersebut di atas kertas atau menggunakan software diagram flow chart. Pastikan kamu menempatkan simbol-simbol dengan benar untuk menggambarkan urutan langkah-langkah atau proses yang perlu diikuti.
- Tambahkan teks pada setiap simbol untuk menjelaskan langkah-langkah atau proses yang harus dilakukan. Pastikan penjelasan yang kamu tulis jelas dan mudah dipahami oleh semua orang.
- Hubungkan setiap simbol dengan panah untuk menunjukkan urutan langkah-langkah atau proses. Pastikan panah tersebut menunjukkan arah yang benar dan menghubungkan simbol-simbol dengan benar.
- Evaluasi diagram flow chart yang telah kamu buat. Periksa kembali apakah diagram tersebut akurat dan efektif dalam memvisualisasikan urutan langkah-langkah atau proses yang perlu diikuti.
- Perbarui diagram flow chart jika perlu. Jika kamu menemukan kesalahan atau masalah dalam diagram yang telah dibuat, perbaikilah dengan menambahkan atau menghapus simbol-simbol atau mengubah arah panah.
Tips: Buat diagram alir yang sederhana dan mudah dipahami oleh seluruh anggota tim. Jangan ragu untuk merevisi diagram alir jika diperlukan.
“Jangan menunda lagi untuk memperbaiki produktivitas dan profitabilitasmu, ayo gabung bersama PT MITRA PRIMA PRODUKTIVITAS dan COACH WAWANG sekarang!”
Histogram
Histogram adalah grafik batang yang menampilkan distribusi data. Histogram bisa digunakan untuk mengetahui variasi data dan mengidentifikasi pola yang mungkin menunjukkan adanya masalah atau kesempatan untuk perbaikan.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat diagram histogram yang efektif:
- Identifikasi data yang ingin kamu visualisasikan dengan diagram histogram. Pastikan kamu memiliki data yang cukup untuk membuat histogram yang akurat dan efektif.
- Tentukan interval data yang akan kamu gunakan untuk membuat histogram. Interval data ini akan menjadi bagian-bagian dari sumbu horizontal atau x-axis pada diagram histogram.
- Buat tabel frekuensi yang menunjukkan berapa kali data berada di setiap interval. Tabel frekuensi ini akan membantu kamu dalam membuat histogram yang akurat.
- Buatlah sumbu horizontal atau x-axis pada diagram histogram dengan menggunakan interval data yang telah kamu tentukan. Pastikan kamu menempatkan interval data dengan benar pada sumbu horizontal.
- Buatlah sumbu vertikal atau y-axis pada diagram histogram dengan menggunakan frekuensi data. Pastikan kamu menempatkan frekuensi data dengan benar pada sumbu vertikal.
- Buatlah bar pada diagram histogram untuk mewakili setiap interval data. Pastikan lebar setiap bar sesuai dengan interval data yang diwakilinya, dan tinggi bar sesuai dengan frekuensi data.
- Evaluasi diagram histogram yang telah kamu buat. Periksa kembali apakah histogram tersebut akurat dan efektif dalam memvisualisasikan distribusi data. Jika perlu, perbaikilah dengan menambahkan atau mengubah interval data atau frekuensi data.
Tips: Gunakan histogram untuk menggambarkan data numerik, seperti waktu proses atau jumlah produk cacat.
Diagram Kendali (Control Chart)
Diagram kendali digunakan untuk memantau kinerja proses dalam jangka waktu tertentu. Diagram ini akan menampilkan batas kendali atas dan batas kendali bawah, sehingga kita bisa melihat apakah proses tersebut berada dalam kendali atau tidak.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat diagram control chart yang efektif:
- Identifikasi proses yang ingin kamu monitor dengan diagram control chart. Pastikan kamu memilih proses yang spesifik dan jelas agar diagram yang kamu buat akurat dan efektif.
- Kumpulkan data yang terkait dengan proses tersebut. Data ini bisa berupa angka, jumlah, atau persentase terkait dengan kinerja proses yang ingin kamu monitor.
- Buatlah subkelompok data dengan ukuran yang sama. Subkelompok ini biasanya terdiri dari 3 hingga 5 data.
- Hitung rata-rata dan rentang setiap subkelompok data. Rata-rata akan menjadi titik pusat pada diagram control chart, sedangkan rentang akan menjadi ukuran variasi pada diagram tersebut.
- Buatlah sumbu horizontal atau x-axis pada diagram control chart dengan menggunakan waktu atau nomor subkelompok data.
- Buatlah sumbu vertikal atau y-axis pada diagram control chart dengan menggunakan data rata-rata yang telah dihitung.
- Buatlah garis batas atas dan bawah untuk menunjukkan rentang kendali atau kontrol pada diagram control chart. Garis batas atas dan bawah ini akan membantu kamu dalam mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi.
Tips: Jika proses berada di luar batas kendali, segera investigasi penyebabnya dan ambil tindakan perbaikan.
Diagram Dispersi (Scatter Diagram)
Diagram dispersi digunakan untuk menampilkan hubungan antara dua variabel. Dengan diagram ini, kita bisa melihat apakah ada korelasi antara variabel-variabel tersebut dan seberapa kuat korelasinya.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat diagram scatter yang efektif:
- Identifikasi dua variabel yang ingin kamu hubungkan dengan diagram scatter. Pastikan kedua variabel tersebut relevan dan memiliki hubungan yang mungkin.
- Kumpulkan data untuk kedua variabel tersebut. Data ini bisa berupa angka, jumlah, atau persentase terkait dengan masing-masing variabel.
- Buatlah sumbu horizontal atau x-axis pada diagram scatter untuk salah satu variabel, dan sumbu vertikal atau y-axis untuk variabel lainnya. Pastikan kamu menempatkan sumbu dengan benar pada diagram.
- Buatlah titik pada diagram scatter untuk setiap pasangan data yang telah kamu kumpulkan. Pastikan kamu menempatkan titik pada posisi yang benar pada diagram.
- Evaluasi pola atau bentuk dari diagram scatter yang telah kamu buat. Perhatikan apakah terdapat pola atau bentuk yang menunjukkan hubungan atau korelasi antara kedua variabel.
- Hitung korelasi antara kedua variabel. Korelasi ini bisa mengukur seberapa erat hubungan antara kedua variabel. Korelasi bisa berupa positif, negatif, atau tidak ada hubungan sama sekali.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat berdasarkan korelasi yang telah kamu hitung. Jika terdapat hubungan yang kuat antara kedua variabel, maka kamu bisa mempertimbangkan untuk membuat perubahan atau strategi yang tepat untuk memanfaatkan hubungan tersebut.
Tips: Jangan berasumsi bahwa hubungan antar variabel menunjukkan sebab-akibat. Gunakan analisis lebih lanjut untuk memastikan hubungan tersebut.
Lembar Cek (Check Sheet)
Lembar cek adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan data secara sistematis dan mudah. Dengan lembar cek, kita bisa melacak frekuensi kejadian, seperti jumlah cacat atau keluhan pelanggan.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat checksheet yang efektif:
- Identifikasi data yang ingin kamu kumpulkan dengan checksheet. Pastikan kamu memilih data yang spesifik dan jelas agar proses pengumpulan data lebih terarah dan efektif.
- Tentukan kategori data yang perlu kamu kumpulkan. Kategori ini akan membantu kamu dalam mengorganisir data dan mempermudah analisis data.
- Buat format checksheet yang sesuai dengan kebutuhan kamu. Format ini bisa berupa tabel atau grafik yang sesuai dengan data yang ingin kamu kumpulkan.
- Tentukan interval waktu atau jumlah data yang perlu kamu kumpulkan. Interval ini akan membantu kamu dalam memonitor proses atau aktivitas yang sedang berjalan.
- Mulailah mengumpulkan data dengan menggunakan checksheet yang telah kamu buat. Pastikan kamu mengumpulkan data secara teratur dan sistematis.
- Analisis data yang telah kamu kumpulkan dengan menggunakan checksheet. Periksa kembali apakah data tersebut akurat dan efektif dalam memonitor proses atau aktivitas yang ingin kamu analisis.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat berdasarkan analisis data yang telah kamu kumpulkan. Dengan memahami data yang kamu kumpulkan, kamu akan lebih mudah menemukan solusi atau strategi yang tepat untuk meningkatkan kinerja proses atau aktivitas yang sedang berjalan.
Tips: Buat lembar cek yang sederhana dan mudah digunakan oleh semua anggota tim. Pastikan untuk mereview dan menganalisis data secara berkala.
“Dapatkan konsultasi produktivitas dan profitabilitas terbaikmu dengan PT MITRA PRIMA PRODUKTIVITAS
dan COACH WAWANG, ahli bersertifikat internasional!”
Aplikasi 7 Basic Quality Tools
Nah, itu dia, sahabat! Ketujuh alat dasar kualitas tersebut bisa membantu kita dalam meningkatkan proses di tempat kerja. Mari kita bahas lebih lanjut mengenai tahapan pelaksanaan dan implementasi sukses penerapannya.
Tahap 1: Identifikasi Masalah. Tahap pertama dalam penerapan alat kualitas adalah mengidentifikasi masalah atau area yang perlu ditingkatkan. Ajak tim Anda untuk berdiskusi dan menentukan prioritas perbaikan.
Tahap 2: Pilih Alat Kualitas yang Tepat. Setelah menentukan masalah yang akan diatasi, pilih alat kualitas yang paling sesuai untuk mengatasi masalah tersebut. Misalnya, jika kita ingin mengurangi jumlah produk cacat, kita bisa menggunakan histogram dan diagram kendali.
Tahap 3: Kumpulkan Data. Kumpulkan data yang relevan dengan masalah yang akan diatasi. Pastikan data yang dikumpulkan akurat dan lengkap untuk memastikan analisis yang efektif.
Tahap 4: Analisis Data. Analisis data yang telah dikumpulkan dengan menggunakan alat kualitas yang telah dipilih. Temukan pola, korelasi, atau penyebab potensial dari masalah tersebut.
Tahap 5: Rencanakan Tindakan Perbaikan. Berdasarkan hasil analisis, rencanakan tindakan perbaikan yang akan diambil. Ajak tim Anda untuk berpartisipasi dalam merencanakan tindakan tersebut agar semua pihak memiliki pemahaman yang sama.
Tahap 6: Implementasi Tindakan Perbaikan. Laksanakan tindakan perbaikan yang telah direncanakan. Monitor dan evaluasi efektivitas tindakan tersebut secara berkala untuk memastikan hasil yang diharapkan tercapai.
Tahap 7: Ulangi Siklus PDCA. Setelah tindakan perbaikan berhasil, ulangi siklus PDCA untuk terus meningkatkan proses secara berkelanjutan.
Contoh: Misalkan kita ingin mengurangi waktu tunggu pelanggan di suatu restoran. Kita bisa menggunakan diagram alir untuk menggambarkan proses pemesanan, pembayaran, dan penyajian makanan. Dari diagram alir tersebut, kita menemukan bahwa proses pembayaran memakan waktu terlalu lama. Kemudian, kita bisa menggunakan diagram sebab-akibat untuk mengidentifikasi penyebab utama waktu tunggu yang panjang, seperti sistem pembayaran yang lambat atau kurangnya kasir. Setelah mengetahui penyebabnya, kita bisa merencanakan dan melaksanakan tindakan perbaikan, seperti meningkatkan sistem pembayaran atau menambah jumlah kasir.
Demikianlah pembahasan kita mengenai 7 Basic Quality Tools for Quality Improvement. Dengan memahami dan menerapkan alat-alat ini, kita bisa menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien, efektif, dan berkualitas. Kuncinya adalah berkomitmen untuk terus belajar dan mengembangkan kemampuan dalam menggunakan alat kualitas ini.
“Bersiaplah meraih sukses besar bersama PT MITRA PRIMA PRODUKTIVITAS dan COACH WAWANG, lembaga konsultan dan jasa training terbaik di Indonesia yang didukung oleh pembicara dan tenaga ahli bersertifikat internasional!”
Contoh Penerapan 7 Basic Quality Tools, Mengurangi Keluhan Pelanggan
Mari kita ambil contoh lain. Anggaplah kita ingin mengurangi jumlah keluhan pelanggan di sebuah toko retail. Kita dapat menggunakan lembar cek untuk mencatat jenis keluhan yang paling sering diterima. Dari data tersebut, kita menemukan bahwa keluhan utama adalah stok barang yang sering kosong. Dengan menggunakan diagram Pareto, kita menentukan bahwa penyebab utama adalah masalah dalam sistem pengadaan barang. Selanjutnya, kita dapat merencanakan dan melaksanakan tindakan perbaikan, seperti memperbaiki sistem pengadaan atau meningkatkan komunikasi antara bagian gudang dan penjualan.
Jadi, sahabat, bagaimana menurut kalian? Sudah siap untuk mencoba menerapkan 7 Basic Quality Tools for Quality Improvement ini di tempat kerja? Ingat, perubahan yang signifikan seringkali berasal dari langkah-langkah kecil dan konsisten dalam meningkatkan proses. Yuk, ajak tim Anda untuk mulai mengidentifikasi masalah, menganalisis data, merencanakan tindakan perbaikan, dan melaksanakan perubahan yang diperlukan untuk mencapai peningkatan berkelanjutan!
Jangan ragu untuk membagikan pengalaman Anda dalam menerapkan alat kualitas ini dan bagaimana dampaknya terhadap peningkatan proses di tempat kerja. Semoga artikel ini bermanfaat dan menginspirasi kita semua untuk terus belajar dan mengembangkan kemampuan dalam meningkatkan kualitas proses kerja.
Selamat mencoba, dan sukses selalu!
Salam Produktivitas!
Dan Anda bisa terus belajar bersama dengan kami di Jago Kaizen dan Coach Wang.
Ingin mempelajari secara langsung dan privat tentang TOTAL QUALITY MANAGEMENET, QUALITY MANAGEMENT SYSTEM, dan QUALITY CONTINUOUS IMPROVEMENT?
Anda ingin mengundang trainer atau consulting provider?
PT Mitra Prima Produktivitas adalah provider coaching, mentoring, training, dan consulting ternama di Indonesia untuk kinerja Produktivitas dan peningkatan Profitabilitas.
Bersama Coach Wawang
